Light vs Lexware Office

Warum Finanzteams Light gegenüber Lexware Office wählen

Lexware Office, das Cloud-Produkt, das als lexoffice eingeführt und 2024 umbenannt wurde, ist gut in dem, wofür es gebaut wurde: die Bücher eines deutschen Unternehmens, geführt vom Inhaber oder einem kleinen Team und abgeschlossen vom Steuerberater. Es ist GoBD-testiert, übermittelt die UStVA über ELSTER, schreibt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, ordnet Banktransaktionen über mehrere Konten zu und übergibt Buchungsdaten und Belegbilder im DATEV-Format an Ihren Berater. Viele Unternehmen arbeiten zufrieden damit und haben keinen Grund zu wechseln.

Der Grund, warum Teams doch wechseln, ist strukturell, keine Frage der Größe. Lexwares eigenes Hilfe-Center sagt es klar: Jeder Lexware Office Account lässt sich nur für „eine Firma bzw. ein Gewerbe“ nutzen, ein zweites Unternehmen bedeutet einen zweiten Account unter einer anderen E-Mail-Adresse, und die Daten lassen sich nachträglich nicht automatisiert zusammenführen. Light behandelt die Gruppe als Standard: ein Hauptbuch, mehrere Gesellschaften, Konsolidierung, die mit den Transaktionen gebucht wird, Kreditoren, Debitoren, Firmenkarten, Ausgaben und Reporting auf demselben Datensatz, und Agenten, die die Routinearbeit innerhalb der Kontrollen erledigen, die Sie setzen.

Ein Unternehmen pro Account

Eine Gruppe auf Lexware Office ist eine Reihe getrennter Accounts, einer pro Gesellschaft, jeder mit eigenem Login, eigenen Bankverbindungen und eigener Übergabe an den Steuerberater. Intercompany-Salden, Währungsumrechnung und der konsolidierte Stand werden außerhalb des Produkts zusammengesetzt, meist in einer Tabellenkalkulation oder in der Kanzlei, nachdem jedes Unternehmen abgeschlossen hat. Die Bilanz selbst wird in Lexware Office gar nicht erstellt; das Hilfe-Center sagt, das Produkt verfolge eine andere Ausrichtung und überlasse Eröffnungs- und Abschlussarbeiten Ihrem Steuerberater.

Nichts davon ist ein Mangel. So sieht Buchhaltung aus, wenn sie für jeweils ein Unternehmen entworfen ist. Zum Kostenfaktor wird es in dem Moment, in dem eine Gruppe ihre Zahlen wöchentlich statt zum Jahresende braucht. Bei Light gibt es nichts zusammenzusetzen: Jede Gesellschaft bucht in dasselbe Hauptbuch, Intercompany-Eliminierungen und Währungsumrechnung greifen, während die Transaktionen entstehen, und Sie klappen von der Konzernzahl bis zum zugrunde liegenden Beleg auf.

Für deutsche Meldungen gebaut, für die Gruppe woanders zusammengesetzt

Das muss man anerkennen. Lexware Office ist seit 2016 von Ernst & Young nach den GoBD testiert und seither erneut geprüft worden. ELSTER-Übermittlung, EÜR, GuV und die Zusammenfassende Meldung sind eingebaut. Die DATEV-Schnittstelle ist in jedem Tarif enthalten, mit DATEVconnect online für den Berater. Das Lexware Geschäftskonto bringt eine Visa Business Debitkarte mit, eine physische und eine virtuelle pro Kontoinhaber, mit Apple Pay und Google Pay, auf einem Konto bei der Solaris SE, ein Geschäftskonto pro Lexware Account. Überweisungen werden in Lexware Office vorbereitet und an Ihre Bank übermittelt, die sie mit Ihrem TAN-Verfahren ausführt.

Jede dieser Funktionen ist eine Funktion für ein Unternehmen, und jede endet an der Grenze des Accounts. Die Karte gehört zu einem Geschäftskonto in einem Account, der Zahlungslauf ist die Bank eines Unternehmens, der DATEV-Export ist ein Mandant. Light gibt physische und virtuelle Karten nativ über die ganze Gruppe aus, erfasst Belege in Slack, Teams und per E-Mail und führt Lieferantenzahlungen über lokale Zahlungswege in mehr als 80 Ländern direkt aus dem Hauptbuch aus, sodass es keinen Stapel zu importieren und keine Abstimmung zum Monatsende zwischen Geld und Buchung gibt. Ihr Steuerberater behält die beratende Rolle und erhält Live-Zugriff auf das Hauptbuch statt eines Exports zum Periodenende.

Wo Lexware Office passt

Ein einzelnes deutsches Unternehmen, das überwiegend in Euro handelt, bei dem der Inhaber oder ein Buchhalter das Tagesgeschäft führt und ein Steuerberater das Jahr abschließt, ist genau der Fall für Lexware Office. Es ist günstiger und einfacher als alles, was eine agentische Plattform diesem Unternehmen bieten kann, und zu bleiben ist die richtige Entscheidung. Dasselbe gilt für die installierte Lexware-Produktlinie (Lexware buchhaltung, financial office), die laut Lexwares eigenen Systemvoraussetzungen unter Windows läuft und denselben Fall eines einzelnen Unternehmens mit einer Desktop-Installation bedient.

Der Fall für Light beginnt, wenn sich die Struktur des Unternehmens ändert: eine Holding und eine operative Gesellschaft, eine zweite oder dritte Gesellschaft, Umsatz in mehreren Währungen, ein Board, das konsolidierte Zahlen direkt nach Monatsende will, oder ein Finanzteam, das die Plattform selbst betreiben will, statt auf den Abschluss zu warten.

Häufige Fragen

Ist Light eine Alternative zu Lexware Office?

Ja, für Gruppen. Light ist das führende Buchhaltungssystem: Hauptbuch, laufende Multi-Entity-Konsolidierung, Kreditoren, Debitoren, Firmenkarten, Ausgaben und Reporting in einer Plattform, mit Agenten, die die Arbeit innerhalb Ihrer Kontrollen erledigen. Wenn Sie ein einzelnes deutsches Unternehmen mit überschaubarer Buchhaltung und einem Steuerberater führen, der das Jahr abschließt, ist Lexware Office voraussichtlich weiterhin die wirtschaftlichere Wahl.

Kann Lexware Office mehrere Unternehmen abbilden?

Nicht in einem Account. Lexwares Hilfe-Center sagt, dass jeder Lexware Office Account für ein Unternehmen ist, ein weiteres Unternehmen einen weiteren Account unter einer anderen E-Mail-Adresse braucht und die Daten sich nachträglich nicht automatisiert zusammenführen lassen. Eine Gruppe führt also mehrere Accounts und konsolidiert außerhalb des Produkts. Light konsolidiert jede Gesellschaft laufend in einem Hauptbuch, ohne Zusammenführungsschritt.

Wir arbeiten mit einem Steuerberater auf DATEV. Passt Light dazu?

Ja. Ihr Berater behält die beratende Rolle und erhält Echtzeit-Zugriff auf Hauptbuch und Berichte statt eines Exports zum Periodenende, sodass Rückfragen an Live-Daten geklärt werden. Welche deutschen Melde- und Abgabeformate Sie konkret benötigen und wie die Übergabe aussehen soll, klären wir am besten konkret in einer Demo.

Was ist mit den installierten Lexware-Produkten wie Lexware buchhaltung oder financial office?

Das sind laut Lexwares eigenen Systemvoraussetzungen Windows-Desktop-Produkte, mit Server-Versionen für den Mehrplatzbetrieb. Die Frage ist dieselbe: ob Sie ein Cloud-Hauptbuch wollen, das die ganze Gruppe hält, mit Agenten, die darin arbeiten, und einem Berater, der live hineinschaut, oder Bücher je Unternehmen, die woanders abgeschlossen und zusammengesetzt werden.