Eine neue Gesellschaft wird einmal gegründet. Im Finanz-Stack wird sie oft mehrfach angelegt: im Buchhaltungssystem, bei Karten und Ausgaben, im Zahlungsverkehr und im Reporting. Je nach System werden Konten, Rollen und Regeln neu hinterlegt. Danach müssen die Daten zwischen ihnen stimmen.
Darüber habe ich beim Accounting Summit in Düsseldorf gesprochen. Für Finanzteams mit Sitz in Deutschland wird die nächste Auslandsgesellschaft schnell zur Architekturfrage. Jede zusätzliche Anwendung löst zunächst ein Problem. Mit der Zeit muss das Team vor allem die Verbindungen zwischen den Lösungen betreiben.
Das gilt nicht nur für junge, schnell wachsende Unternehmen. Etablierte Gruppen mit mehreren Gesellschaften haben diesen Punkt oft längst erreicht. Über die Jahre sind dort mehrere Kontenrahmen, Anwendungen und Workarounds entstanden, die nebeneinander gepflegt werden. Für sie stellt sich die Architekturfrage genauso.
Die Arbeit entsteht zwischen den Systemen
DATEV ist für viele deutsche Unternehmen das System für Buchhaltung und Abschluss sowie die Verbindung zur Steuerberatung. Der Engpass liegt häufig im laufenden Geschäft: Belege, Freigaben, Zahlungen und Auswertungen passieren in verschiedenen Systemen.
Eine Rechnung wird freigegeben, bezahlt und gebucht. In einem gewachsenen Stack können das drei getrennte Vorgänge sein. Ändert sich eine Freigaberegel, muss jemand prüfen, welche Systeme sie abbilden. Kommt eine Gesellschaft hinzu, werden Konten zugeordnet, Berechtigungen eingerichtet und Datenflüsse getestet. Beim Abschluss fallen Lücken an den Übergaben auf.
Die Grafik zeigt keinen festen Schwellenwert. Sobald die nächste Gesellschaft ein eigenes Projekt für Schnittstellen, Kontenlogik und Reporting auslöst, ist die Skalierungsgrenze sichtbar.
Die nächste Gesellschaft ist der Test
Vor einer Systementscheidung würde ich nicht unbedingt einen abstrakten Funktionsvergleich verlangen. Ich würde die nächste geplante Gesellschaft durchspielen. Welche Währung und welcher lokale Kontenrahmen gelten? Wo werden Rechnungen freigegeben und Zahlungen ausgelöst? Wann sieht die Gruppe die Zahlen? Wer kann eine Differenz bis zum Beleg zurückverfolgen?
Ein niedriger Lizenzpreis hilft wenig, wenn jede Erweiterung dieselben Zuordnungen, Exporte und Abstimmungen erneut verlangt. Besonders aufschlussreich ist eine Regeländerung: Wie viele Stellen muss das Team anfassen, bis der neue Freigabeweg tatsächlich gilt?
Auch konzerninterne Vorgänge gehören in diesen Test. Lassen Sie sich zeigen, wie beide Seiten erfasst werden, wie die Eliminierung funktioniert und wer eine Abweichung klärt. Ein Gruppenbericht allein beantwortet diese Fragen nicht.
Was ein gemeinsames Hauptbuch ändert
Der Light-Ledger bildet Gesellschaften und Währungen in einer gemeinsamen Struktur ab. Light Apps decken Rechnungen, Karten, Ausgaben, Zahlungen und Reporting ab. Für diese Abläufe ist kein separates Spend-Tool Voraussetzung. Bestehende Werkzeuge können angebunden bleiben, wenn der Prozess es verlangt. Light-Agenten können wiederkehrende Arbeit innerhalb der Regeln übernehmen, die das Finanzteam vorgibt.
Finanzverantwortliche erwarten von Software mehr.
Auch dieses Modell muss sich natürlich am konkreten Vorgang beweisen. Lassen Sie sich eine Rechnung vom Eingang über die Freigabe und Zahlung bis zur Buchung zeigen. Fragen Sie, welche Regel angewendet wurde, wer eingegriffen hat und wie sich die Aktion später prüfen lässt. Anschließend wiederholen Sie den Vorgang für eine zweite Gesellschaft.
Zu den öffentlich genannten Light-Kunden mit Berliner Standort gehören deepset und Taktile.
Die nächste Gesellschaft liefert einen besseren Maßstab als eine lange Feature-Liste: Wie viel muss neu eingerichtet werden, und wie viel funktioniert bereits auf derselben Grundlage?
Mehr dazu finden Sie im Überblick über Light in Deutschland und auf der Produktseite.