”Vi fördubblade verksamheten och ekonomiteamet förblev tre personer.”

All Gravys avtalsvillkor var alltid för skräddarsydda för att standardverktyg skulle kunna generera dem korrekt, vilket är anledningen till att faktureringen förblev manuell i e-conomic så länge. Teamet byggde ett eget CPQ-verktyg och kopplade det direkt till Light. Ett avtal stängs i HubSpot, och fakturan genereras utan att någon knappar in en siffra på nytt.

Det är ett ekonomiteam som bygger på huvudboken i stället för att arbeta runt den, och det speglar formen deras egen produkt tar hos kunderna.

Leverantörsfakturor kommer via e-post och Lights AI läser och konterar dem vid ankomst. Ingen öppnar dem. Ingen knappar in dem.

Leverantörsreskontra och kundreskontra ligger nu på en reskontra för alla fyra bolag. Attester och utläggsersättningar går genom Slack, vilket lägger dem där teamet redan är.

”Jag sitter på tunnelbanan utan något annat att göra, så jag går igenom mina attester där,” säger Sebastian. ”Det passar in i arbetsflödet vi redan har i stället för att be oss bygga ett nytt.”

Han spårar det tillbaka till när systemet byggdes. ”När jag började i februari stod vi vid en brytpunkt med AI. System byggda under förra århundradet kan inte integrera det på samma sätt, eftersom det aldrig var en naturlig del av hur de byggdes. Light byggdes med AI först, och det märks i upplevelsen.”

Kravhantering innebar förr att ladda ner saldon, sätta ihop en lista, läsa igenom historiken med varje kund och skriva varje påminnelse för hand. Det är enkelt arbete som äter upp en ekonomidag.

All Gravy kör påminnelserna som en agent i Light. Agenten följer utestående saldon i alla fyra bolag, läser korrespondenshistoriken med varje kund och skriver och skickar påminnelserna.

Månadsbokslutet tar nu omkring fem dagar.

Månadsbokslutet tar nu omkring fem dagar. ”Vårt bokslut brukade vara plågsamt. Massor av system, massor av bokförare, massor av ställen där hela saken kunde fastna,” säger Sebastian. ”Fem dagar är bra för ett företag i vår storlek, och vi kommer dit utan att någon sitter uppe hela natten i slutet av månaden.”

Balance, All Gravys bokföringspartner, lägger 30 till 40% mindre tid på böckerna än förut. Den jämförelsen är snäll mot den gamla stacken, eftersom All Gravy fördubblades under samma period. Dubbelt så stor verksamhet, och människorna som sköter böckerna lägger en tredjedel mindre tid på dem.

Önskemålen för nästa steg ligger redan på bordet. Full automatisering över varje betalningsnätverk. En löpande likviditetsvy över varje anslutet bankkonto, som visar vad som kommer in, vad som går ut och vad företaget har, utan att vänta på att bokslutet ska säga det.