KunderInfrastruktur för presentkort och belöningarTillo

Efter 2 misslyckade ERP-implementeringar såg Tillo ljuset.

Bort från ERP:t

Åtta → En

7 instanser av QuickBooks och 1 av Xero, sammanslagna till en enda huvudbok för alla rörelsedrivande och icke rörelsedrivande bolag.

Månadsbokslut

Dag 12 → Dag 5

Från 12 dagars bokslut till 5, med förberedelserna klara inom de första 3 till 4 dagarna.

Intäkter

Manuellt → Automatiserat

Manuella månadsuppladdningar ersatta av intäkter som ligger i böckerna på T+1.

Tillo är infrastrukturen bakom gåvor och belöningar: en B2B-marknadsplats som kopplar ihop varumärken med partners i 23 länder, genom 4 rörelsedrivande bolag.

Partners laddar medel på ett Tillo Hub-konto och köper presentkort från tusentals varumärken via Tillos API. Det innebär miljarder USD, i 23 valutor, med 5 till 15 miljoner transaktioner i månaden genom plattformen beroende på säsong: Black Friday och jul driver volymen hårdast.

Från sitt nav i Hove på Englands sydkust har Tillo vuxit från 20 personer till omkring 160, med team i Austin, Kapstaden och Australien. Ekonomifunktionen behövde komma ikapp den tillväxten, och sedan före den.

Kund: Tillo
Bransch: Infrastruktur för presentkort och belöningar
Bolag: 4 rörelsedrivande bolag och koncernbolag, i Storbritannien, USA, Australien och Sydafrika
Webbplats: tillo.io

Skriver på en laptop medan en huvudbok med transaktioner granskas

01Utmaningen

Problemet: 8 huvudböcker, 2 misslyckade ERP-system, 12 dagars bokslut

Före Light drev Tillo ekonomin i 3 instanser av QuickBooks. Det växte till 7, plus 1 av Xero: programvara byggd för enskilda firmor, som höll ihop en verksamhet med 4 bolag och 23 valutor. Det höll inte.

2 ERP-implementeringar hade redan misslyckats, NetSuite bland dem, båda på samma sätt: varje ändring ett nytt uppdragsavtal, varje fråga en konsultation, varje månad en försening. 3 år senare tvingade teamet fortfarande in Tillos verksamhetsmodell i en struktur som aldrig passade.

Månadsbokslutet tog 12 dagar en bra månad, det mesta av tiden gick åt till att logga in i 8 separata huvudböcker, hämta ut data för hand och sätta ihop ledningsrapporterna i ett kalkylblad.

02Lösningen

Lösningen: en stark redovisningskärna, inte ännu en monolit

Tillo gick tillbaka till marknaden med en bred sökning: NetSuite, leverantören bakom en av de misslyckade implementeringarna, de etablerade aktörerna och en nyare våg av teknikdrivna ekonomiplattformar. USA-baserade ERP-system föll bort tidigt: de hade inte brittisk skatt eller lagstadgad rapportering på plats, och luckorna var för stora att täppa till för en verksamhet som handlar på fem marknader.

Vi hade verkligen en fyrkantig-kloss-i-runt-hål-situation, där vi försökte tvinga in Tillos affärsstruktur i ett standardformat som helt enkelt inte fungerade. Det var vägg efter vägg efter vägg.

Det Tillo ville ha var inte en plattform som försökte göra allt. De stora monoliterna ”försökte göra precis allting”: Tillo behövde en stark redovisningskärna, väl byggd, med utrymme att rapportera och förbli rörlig när verksamheten bytte form.

Rapporteringen, det agentiska, möjligheten att konfigurera från grunden så att man kan se exakt det man behöver.

Korsar en gata i City of London på väg till kontoret

Den konfigurerbarheten blev till ett genuint byggpartnerskap. Tillos team arbetade direkt med Lights lösningsingenjörer och produktteam. ”Vi sa: men så här arbetar vi, och så här behöver vi att det sker. Och sedan arbetade vi tillsammans i partnerskap för att hitta den bästa lösningen.”

En historia sammanfattar hur lyhört det partnerskapet har varit. Arron Jennings påpekade att en funktion låg i fel modul i gränssnittet: ”Jag skickade bara ett meddelande till någon och sa: ’Ni har saker som ligger i fel modul, de borde ligga under inställningar.’ Nästa morgon tittade jag, och de var borta.”

Harriet Stewart arbetar med böckerna på en laptop

En plattform för varje bokslut

Månadsbokslutet har gått från 12 dagar till 5. Förberedelserna, tidigare den långsammaste och mest manuella delen av processen, landar nu inom de första 3 till 4 dagarna.

Alla 4 bolag ligger i en plattform, ett gränssnitt. Ingen stänger längre ett bolag, loggar ut och börjar om med nästa. Teamet arbetar över koncernen per funktion, intäkter, attester, avstämningar, var och en gjord en gång för alla 4 bolag i stället för 4 gånger om.

Hanteringen av koncernens bolag har sparat varje person i teamet timmar och åter timmar.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Fakturering och kundreskontra, utan händer, via API:et

Tillo skickar 750 till 900 fakturor i månaden ut ur Light, direkt via API:et till kunden, utan något granskningssteg i gränssnittet. Det som förr var manuella CSV-uppladdningar till QuickBooks är nu intäkter som står i böckerna på T+1.

Vi skickar dem direkt via API:et och distribuerar dem direkt till kunden. Vi triagerar eller granskar dem inte ens i gränssnittet längre. De bara sker, direkt.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Egna dimensioner och AI-driven rapportering

Tillos verksamhet löper över bolag, territorier, valutor, produkter, projekt, kostnadsställen och avdelningar, ofta överlappande. Egna dimensioner låter teamet tagga transaktioner över alla dessa och skära datan hur en rapport än behöver.

Ovanpå ligger Lights AI-rapportering, som teamet använder för att fråga datan på vanligt språk i stället för att bygga rapporter för hand. ”Det ligger i rapportfunktionen, så man kan skriva i chatten och få riktigt, riktigt bra resultat,” säger Arron Jennings, Finance Transformation Manager på Tillo. ”Jag har rapporter som gör allt från löpande saldoberäkningar till att hämta in egna dimensioner.”

Det här kör Tillo på Light

Hantering av koncernens bolag över 4 rörelsedrivande bolag.
Månadskonsolidering och bokslut.
Valutaomvärdering i 23 valutor.
Kundreskontra och fakturering, distribuerad direkt via API.
Egna dimensioner för bolag, territorium, valuta, produkt, projekt och kostnadsställe.
AI-driven rapportering via chatt.
Sunrise: massuppladdning av transaktioner med AI-stödd kontering och taggning av egna dimensioner.
Bankavstämning för 60+ konton.

Arbetar med finansiell rapportering på en laptop

03Resultatet

Ekonomifunktionens framtid

Tillo växte från 20 personer till 160 utan att ekonomiteamet behövde växa i samma takt, eftersom Light tog över det arbete som förr krävde fler människor. Det är skiftet i klartext: mindre tid åt att bokföra siffror i efterhand, mer tid åt att agera på dem medan de fortfarande spelar roll.

Ekonomi slutade vara en tråkig stödfunktion och blev en nyckelspelare som driver tillväxt och riktning.