KundenKI-gestützte Mitarbeiter-App für Gastronomie und EinzelhandelAll Gravy
„Wir haben das Geschäft verdoppelt, und das Finanzteam blieb bei drei Personen.“
ERP abgelöst
Sieben → Eins
Vier Hauptbücher, ein Kartentool und zwei Zahlungsplattformen, zusammengeführt in einem System für jede Gesellschaft.
Monatsabschluss
Fünf Tage
Vier Gesellschaften in fünf Tagen abgeschlossen, ohne dass jemand dafür Nachtschichten schiebt.
Manuelle Kartenbuchungen
600 → Null
Monatliche Pleo-Transaktionen, die früher von Hand hochgeladen wurden, landen jetzt im Hauptbuch, ohne dass jemand sie anfasst.
All Gravy baut die Mitarbeiter-App, die Teams an der Front wirklich öffnen. Kommunikation, Onboarding, Schulung, Compliance und das Tagesgeschäft, in einer gebrandeten App für die Leute, die den Laden am Laufen halten.
Das Unternehmen startete 2020 in Kopenhagen als Produkt für das finanzielle Wohlbefinden von Stundenkräften und richtete sich nach mehr als 300 Interviews mit Stunden- und Gig-Beschäftigten auf ein breiteres Problem neu aus. Heute bedient es über 250 Betriebe und mehr als 100 Marken, darunter Honest Burgers, Pizza Pilgrims, Dishoom und Q8, mit bislang 7,3 Mio. USD eingesammeltem Kapital und einem Team von 65 Personen in Dänemark, Großbritannien, Norwegen und Schweden.
Das Gründungsargument ist ein Satz, den der CEO oft wiederholt: Niemand sollte sieben schreckliche Apps brauchen, um ein Bier zu zapfen. Dieses Argument galt überall im Unternehmen, außer im Finanzteam, das auf sieben eigenen Systemen lief.
- Kunde
- All Gravy
- Branche
- KI-gestützte Mitarbeiter-App für Gastronomie und Einzelhandel
- Gesellschaften
- Dänemark, Großbritannien, Schweden, Norwegen
- Website
- allgravy.com
01Die Herausforderung
Das Problem: vier Hauptbücher, drei Einzellösungen und ein Kontenplan aus einem anderen Unternehmen
Jeder Markt brachte All Gravy eine neue Gesellschaft, und jede Gesellschaft ein neues Hauptbuch. e-conomic in Dänemark, auf das rund 95 % des Transaktionsvolumens entfallen. Xero in Großbritannien. Fortnox in Schweden. Tripletex in Norwegen. Darüber Pleo für Kartenausgaben, Corpay für Lieferantenzahlungen, Farpay daneben.
Lokale Systeme verlangen lokale Leute. Jeder Markt brauchte einen Buchhalter, der die Oberfläche lesen konnte und die Eigenheiten kannte. So wurden aus vier Hauptbüchern vier Abhängigkeiten und vier Stellen, an denen der Abschluss ins Stocken geraten konnte.
Sebastian Sandorff Jacobsen, der Finanzen und Operations leitet, formuliert den Test einfach: „Wir müssen immer auf das Fundament schauen und fragen, ob es 10-fach skaliert. Wir haben mit jeder neuen Gesellschaft Tools dazugenommen, und jedes davon hat bis zu einem Punkt funktioniert. Das Problem war, einen Abschluss über alle hinweg zu orchestrieren.“
Manuelle Kartenbuchungen machten es schlimmer. Pleo erzeugte 600 Transaktionen im Monat ohne direkte Verbindung zu irgendeinem Hauptbuch, also ging jede einzelne von Hand hinein. Ein einziger fehlender Beleg hielt die Buchung auf, und so musste jemand Ausnahmen über zwei Systeme hinweg verfolgen, während der Abschluss darauf wartete.
Darunter lag ein Kontenplan, der für eine frühere Version des Unternehmens gebaut war, Jahre bevor All Gravy ein SaaS-Unternehmen wurde. Individuelle Vertragsbedingungen erzwangen manuelle Rechnungsstellung in e-conomic. Eine konsolidierte Zahl für Investoren zu ziehen hieß, sie von Hand über alle vier Systeme zusammenzusetzen.
02Die Lösung
Der Neuaufbau: sechs Jahre Historie, abgestimmt und übernommen
Sebastian kam im Februar dazu. Light war zu diesem Zeitpunkt seit rund sechs Monaten mit All Gravy im Gespräch, ohne dass jemand die Entscheidung verantwortete. Herauszufinden, ob es weitergeht, und wie, wurde seine erste Aufgabe. Linea kam Mitte April dazu, und die Migration wurde ihre.
All Gravy hat seine vollständige Transaktionshistorie nach Light übernommen, zurück bis zur Gründung des Unternehmens im Januar 2020. Jedes Jahr wurde vor dem Import gegen die Summen- und Saldenliste abgestimmt. Allein auf die dänische Gesellschaft entfallen rund 200.000 Transaktionen.
Das Team hat den Kontenplan von Grund auf für ein SaaS-Geschäft neu aufgebaut, mit individuellen Dimensionen für Abteilung und Land vom ersten Tag an.
Für Linea Meldgaard Andersen, die Finanzanalystin, die den Import durchführte, kam der Lohn an dem Morgen, an dem es live ging: „Statt mich in vier verschiedenen Systemen anzumelden, sehe ich jede Gesellschaft an einem Ort. Das war der Teil, der meinen Tag verändert hat.“
Sebastian redet bei Migrationen generell Klartext.
ERP-Migrationen sind in der Regel schmerzhaft. Das gilt, bis man sich mit einem Produkt wie Light vom ERP befreit.
Der Finanz-Stack von All Gravy
Sieben Systeme vorher, eines nachher.
| Zeile | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| 01 |
| Konsolidiertes Light-Hauptbuch |
| 02 |
| Ausgabenmanagement von Light |
| 03 |
| Light bill pay |
Über alle 4 Gesellschaften: ein Hauptbuch, ein Kontenplan, individuelle Dimensionen für Abteilung und Land. Kreditoren, Debitoren, Freigaben und Mahnwesen auf demselben Datensatz.
Vom Vertrag zur Rechnung, ohne jemanden dazwischen
Die Vertragsbedingungen von All Gravy waren für Standardtools immer zu individuell, um korrekt erzeugt zu werden. Deshalb blieb die Rechnungsstellung in e-conomic so lange manuell. Das Team baute ein eigenes CPQ-Tool und verband es direkt mit Light. Ein Vertrag wird in HubSpot abgeschlossen, und die Rechnung entsteht, ohne dass jemand eine Zahl neu eingibt.
Das ist ein Finanzteam, das auf dem Hauptbuch aufbaut, statt um es herumzuarbeiten, und es spiegelt die Form, die ihr eigenes Produkt bei Kunden annimmt.
Rechnungen, die sich selbst lesen, Freigaben in der Metro
Rechnungen kommen per E-Mail an, und die KI von Light liest und kontiert sie beim Eingang. Niemand öffnet sie. Niemand tippt sie ab.
Kreditoren und Debitoren liegen jetzt in einem Nebenbuch über alle vier Gesellschaften. Freigaben und Erstattungen laufen über Slack, also dort, wo das Team ohnehin ist.
„Ich sitze in der Metro und habe nichts anderes zu tun, also gehe ich dort meine Freigaben durch“, sagt Sebastian. „Es passt in den Workflow, den wir schon haben, statt uns einen neuen aufzuzwingen.“
Das führt er darauf zurück, wann das System gebaut wurde. „Als ich im Februar anfing, waren wir bei KI an einem Wendepunkt. Systeme aus dem letzten Jahrhundert können sie nicht auf dieselbe Weise integrieren, weil sie nie organisch zu ihrer Bauweise gehörte. Light wurde KI-first gebaut, und das merkt man in der Nutzung.“
Mahnwesen, an einen Agenten übergeben
Das Mahnwesen hieß früher: Salden herunterladen, eine Liste zusammenstellen, die Historie mit jedem Kunden nachlesen und jede Zahlungserinnerung von Hand schreiben. Kleinteilige Arbeit, die einen Finanztag auffrisst.
All Gravy betreibt das Mahnwesen als Agenten in Light. Der Agent verfolgt offene Salden über alle vier Gesellschaften, liest die Korrespondenzhistorie mit jedem Kunden und entwirft und verschickt die Mahnungen.
Der Mahn-Agent gibt uns das volle Bild dessen, was offen ist, und übernimmt das Nachfassen. Das war früher mein Nachmittag.
Ein Abschluss, vier Gesellschaften, fünf Tage
Der Monatsabschluss dauert jetzt rund fünf Tage.
Der Monatsabschluss dauert jetzt rund fünf Tage. „Unser Abschluss war früher eine Qual. Viele Systeme, viele Buchhalter, viele Stellen, an denen das Ganze ins Stocken geraten konnte“, sagt Sebastian. „Fünf Tage sind gut für ein Unternehmen unserer Größe, und wir schaffen das, ohne dass am Monatsende jemand die Nacht durcharbeitet.“
Balance, der Buchhaltungspartner von All Gravy, verbringt 30 bis 40 % weniger Zeit mit den Büchern als zuvor. Dieser Vergleich schmeichelt dem alten Stack noch, denn All Gravy hat sich im selben Zeitraum verdoppelt. Doppelt so viel Geschäft, und die Leute, die die Bücher führen, brauchen ein Drittel weniger Zeit dafür.
Was All Gravy auf Light betreibt
- Gruppenweite Verwaltung von 4 operativen Gesellschaften in Dänemark, Großbritannien, Schweden und Norwegen.
- Monatskonsolidierung und Monatsabschluss.
- Ein für SaaS neu aufgebauter Kontenplan, mit individuellen Dimensionen für Abteilung und Land.
- Vollständige Transaktionshistorie seit Januar 2020, Jahr für Jahr gegen die Summen- und Saldenliste abgestimmt.
- Kreditoren mit KI, die Rechnungen beim Eingang per E-Mail liest und kontiert.
- Debitoren und Rechnungsstellung, erzeugt aus einem eigenen CPQ-Tool mit Anbindung an HubSpot.
- Mahnwesen und Inkasso, betrieben von einem Agenten.
- Freigaben und Erstattungen in Slack.
- Kartenausgaben, statt eines separaten Kartentools.
- Global bill pay, statt zwei separater Zahlungsplattformen.
03Das Ergebnis
Die Zukunft des Finanzteams
All Gravy hat sich verdoppelt, während das Finanzteam bei drei Personen blieb, und die Menschen darin verbringen ihre Zeit heute anders.
Wir wollen die Zeit für reine Transaktionsarbeit abschaffen und sie in strategische Planung, Budgetierung und Forecasting verlagern. Genauigkeit im Forecast heißt, dass wir sicher sein können, dort auszugeben, wo wir sollten.
Die nächsten Wünsche liegen schon auf dem Tisch. Vollständige Automatisierung über jeden Zahlungsweg. Eine Live-Treasury-Sicht über jedes angebundene Bankkonto, die zeigt, was hereinkommt, was hinausgeht und was das Unternehmen hält, ohne auf den Abschluss zu warten.
Aus sieben Systemen wurde eines, und sechs Jahre Historie kamen mit. Vier Länder schließen heute in fünf Tagen ab, mit einem Finanzteam von drei Personen.
Ein Hauptbuch für ein Unternehmen, das nicht langsamer werden will
All Gravy hat sieben Systeme durch eine Plattform ersetzt, sechs Jahre Historie hineingeholt und schließt vier Gesellschaften in fünf Tagen ab. Sehen Sie, wie Ihr Abschluss auf Light aussieht.
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