KundenInfrastruktur für Geschenkkarten und PrämienTillo

Nach 2 gescheiterten ERP-Einführungen fand Tillo zu Light.

ERP abgelöst

Acht → Eins

7 Instanzen von QuickBooks und 1 von Xero, zusammengeführt in einem Hauptbuch für jede operative und nicht operative Gesellschaft.

Monatsabschluss

Tag 12 → Tag 5

Von 12-tägigen Abschlüssen zu einem Abschluss in 5 Tagen, mit der Vorbereitung in den ersten 3 bis 4 Tagen.

Umsatz

Manuell → Automatisiert

Manuelle monatliche Uploads, ersetzt durch Umsätze, die an T+1 live in den Büchern stehen.

Tillo ist die Infrastruktur hinter Geschenken und Prämien: ein B2B-Marktplatz, der Marken mit Partnern in 23 Ländern verbindet, über 4 operative Gesellschaften.

Partner laden Guthaben auf ein Tillo-Hub-Konto und rufen darüber Geschenkkarten von Tausenden Marken über die API von Tillo ab. Dabei müssen Milliarden USD bewältigt werden, in 23 Währungen, mit 5 bis 15 Millionen Transaktionen pro Monat auf der Plattform, je nach Saison: Black Friday und Weihnachten treiben das Volumen am stärksten.

Von seinem Sitz in Hove an der englischen Südküste ist Tillo von 20 auf rund 160 Mitarbeitende gewachsen, mit Teams in Austin, Kapstadt und Australien. Das Finanzteam musste mit diesem Wachstum erst Schritt halten und ihm dann voraus sein.

Kunde: Tillo
Branche: Infrastruktur für Geschenkkarten und Prämien
Gesellschaften: 4 operative Gesellschaften und Gruppengesellschaften in Großbritannien, den USA, Australien und Südafrika
Website: tillo.io

Tippen auf einem Laptop beim Prüfen einer Liste von Transaktionen

01Die Herausforderung

Das Problem: 8 Hauptbücher, 2 gescheiterte ERPs, 12-tägige Abschlüsse

Vor Light führte Tillo seine Finanzen auf 3 Instanzen von QuickBooks. Daraus wurden 7, plus 1 von Xero: Software für Einzelunternehmer, die ein Geschäft mit 4 Gesellschaften und 23 Währungen zusammenhalten sollte. Das konnte nicht halten.

2 ERP-Einführungen waren bereits gescheitert, NetSuite darunter, beide am selben Übel: jede Änderung ein neues Statement of Work, jede Frage eine Beratung, jeder Monat eine Verzögerung. Nach 3 Jahren zwängte das Team das Betriebsmodell von Tillo noch immer in eine Struktur, die nie gepasst hat.

Der Monatsabschluss dauerte in guten Monaten 12 Tage, die meiste Zeit davon ging für das Anmelden in 8 getrennten Hauptbüchern, das manuelle Herausziehen der Daten und das Zusammenstellen des Management-Reportings in einer Tabellenkalkulation drauf.

02Die Lösung

Die Lösung: ein starker Buchhaltungskern statt noch eines Monolithen

Tillo ging mit einer breiten Suche zurück auf den Markt: NetSuite, der Hersteller hinter einer der gescheiterten Einführungen, die etablierten Player und eine neue Welle technologiegetriebener Finanzplattformen. US-basierte ERPs flogen früh von der Liste: Sie hatten die britische Steuer und das gesetzliche Reporting nicht im Griff, und die Lücken waren zu groß, um sie für ein Geschäft in fünf Märkten zu stopfen.

Wir hatten ganz klar eine Situation, in der ein eckiger Klotz durch ein rundes Loch sollte: Wir haben versucht, die Unternehmensstruktur von Tillo in ein Einheitsformat zu zwängen, das einfach nicht funktioniert hat. Es war Wand um Wand um Wand.

Was Tillo wollte, war keine Plattform, die alles zu können versucht. Die großen Monolithen „versuchten, absolut alles zu machen“. Tillo brauchte einen starken, sauber gebauten Buchhaltungskern, mit Raum für Reporting und für die Beweglichkeit, wenn das Geschäft seine Form ändert.

Das Reporting, der agentische Ansatz, die Möglichkeit, alles von Grund auf so zu konfigurieren, dass man genau das sieht, was man braucht.

Beim Überqueren einer Straße in der City of London auf dem Weg ins Büro

Aus dieser Konfigurierbarkeit wurde eine echte Build-Partnerschaft. Das Team von Tillo arbeitete direkt mit dem Solution Engineering und dem Produktteam von Light. „Wir haben gesagt: Aber so arbeiten wir, und so muss es laufen. Und dann haben wir partnerschaftlich zusammen die beste Lösung gesucht.“

Eine Geschichte zeigt, wie reaktionsschnell diese Partnerschaft ist. Arron Jennings meldete, dass eine Funktion in der Oberfläche im falschen Modul lag: „Ich habe einfach jemandem geschrieben: ‚Da liegen Dinge im falschen Modul, die gehören in die Einstellungen.‘ Am nächsten Morgen habe ich nachgesehen, und es war weg.“

Harriet Stewart arbeitet am Laptop die Bücher durch

Eine Plattform für jeden Abschluss

Der Monatsabschluss ist von 12 Tagen auf 5 gesunken. Die Vorbereitung, früher der langsamste und manuellste Teil des Prozesses, liegt jetzt in den ersten 3 bis 4 Tagen.

Alle 4 Gesellschaften leben auf einer Plattform, in einer Oberfläche. Niemand schließt mehr eine Gesellschaft ab, meldet sich ab und fängt mit der nächsten an. Das Team arbeitet gruppenweit nach Funktion: Umsatz, Freigaben, Abstimmungen, jeweils einmal für alle 4 Gesellschaften statt 4-mal hintereinander.

Die Verwaltung unserer Gesellschaften als Gruppe hat jedem im Team Stunden um Stunden erspart.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Rechnungsstellung und Debitoren, ohne Handgriff über die API

Tillo schickt 750 bis 900 Rechnungen im Monat aus Light heraus, direkt über die API an die Kunden, ohne Prüfschritt in der Oberfläche. Was früher manuelle CSV-Uploads nach QuickBooks waren, sind heute Umsätze, die an T+1 in den Büchern stehen.

Wir schicken sie direkt über die API und verteilen sie direkt an die Kunden. Wir sichten oder prüfen sie nicht einmal mehr in der Oberfläche. Sie passieren einfach direkt.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Individuelle Dimensionen und KI-gestütztes Reporting

Das Geschäft von Tillo läuft über Gesellschaften, Regionen, Währungen, Produkte, Projekte, Kostenstellen und Abteilungen, oft überlappend. Mit individuellen Dimensionen taggt das Team Transaktionen über alle hinweg und schneidet die Daten so, wie ein Report es braucht.

Darüber liegt das KI-Reporting von Light, mit dem das Team Daten in Alltagssprache abfragt, statt Reports von Hand zu bauen. „Es steckt in der Berichtsfunktion, man kann also per Text-to-Chat arbeiten und bekommt richtig, richtig gute Ergebnisse“, sagt Arron Jennings, Finance Transformation Manager bei Tillo. „Ich habe Reports für alles, von laufenden Saldoberechnungen bis zum Einbinden individueller Dimensionen.“

Was Tillo auf Light betreibt

Gruppenweite Verwaltung von 4 operativen Gesellschaften.
Monatskonsolidierung und Monatsabschluss.
FX-Neubewertung in 23 Währungen.
Debitoren und Rechnungsstellung, direkt über die API verteilt.
Individuelle Dimensionen für Gesellschaft, Region, Währung, Produkt, Projekt und Kostenstelle.
KI-gestütztes Text-to-Chat-Reporting.
Sunrise: Massen-Upload von Transaktionen mit KI-gestützter Kontierung und Tagging individueller Dimensionen.
Bankabstimmung über 60+ Konten.

03Das Ergebnis

Die Zukunft des Finanzteams

Tillo ist von 20 auf 160 Mitarbeitende gewachsen, ohne das Finanzteam im gleichen Maß aufzustocken, weil Light die Arbeit übernommen hat, für die früher mehr Leute nötig waren. Das ist die Verschiebung in einfachen Worten: weniger Zeit, um Zahlen im Nachhinein zu erfassen, mehr Zeit, um auf sie zu reagieren, solange sie noch zählen.

Das Finanzteam ist keine langweilige Back-Office-Funktion mehr, sondern ein zentraler Treiber für Wachstum und Richtung.