ClientiApp per i dipendenti con AI per ristorazione e retailAll Gravy
“Abbiamo raddoppiato l’azienda e il team finance è rimasto di tre persone.”
Addio ERP
Sette → Uno
Quattro libri mastro, un fornitore di carte e due piattaforme di pagamento, ridotti a un unico sistema per ogni società.
Chiusura mensile
Cinque giorni
Quattro società chiuse in cinque giorni, senza che nessuno lavori di notte per arrivarci.
Registrazioni manuali delle carte
600 → Zero
Le transazioni Pleo mensili che prima venivano caricate a mano ora arrivano nel libro mastro senza che nessuno le tocchi.
All Gravy costruisce l’app per i dipendenti che i team in prima linea aprono davvero. Comunicazioni, onboarding, formazione, compliance e operatività quotidiana, in un’unica app brandizzata per chi manda avanti il locale.
L’azienda è nata a Copenaghen nel 2020 come prodotto di benessere finanziario per i lavoratori a ore, poi si è ricostruita attorno a un problema più ampio dopo oltre 300 interviste con lavoratori a ore e della gig economy. Oggi serve oltre 250 aziende e più di 100 brand, tra cui Honest Burgers, Pizza Pilgrims, Dishoom e Q8, con $7,3 mln raccolti finora e un team di 65 persone tra Danimarca, Regno Unito, Norvegia e Svezia.
L’argomento fondativo è una frase che il loro CEO ripete spesso: nessuno dovrebbe aver bisogno di sette app orribili per spillare una birra. Quell’argomento valeva ovunque in azienda, tranne che nella funzione finance, che girava su sette sistemi tutti suoi.
- Cliente
- All Gravy
- Settore
- App per i dipendenti con AI per ristorazione e retail
- Società
- Danimarca, Regno Unito, Svezia, Norvegia
- Sito web
- allgravy.com
01La sfida
Il problema: quattro libri mastro, tre soluzioni specializzate e un piano dei conti di un’altra azienda
Ogni mercato dava ad All Gravy una nuova società, e ogni società portava un nuovo libro mastro. e-conomic in Danimarca, che regge circa il 95% del volume di transazioni. Xero nel Regno Unito. Fortnox in Svezia. Tripletex in Norvegia. Sopra, Pleo per le spese con carta, Corpay per i pagamenti ai fornitori, Farpay accanto.
I sistemi locali richiedono persone locali. Ogni mercato aveva bisogno di un contabile che sapesse leggere l’interfaccia e ne conoscesse le particolarità, il che trasformava quattro libri mastro in quattro dipendenze e quattro punti in cui la chiusura poteva bloccarsi.
Sebastian Sandorff Jacobsen, che guida finance e operations, mette il test in modo semplice: “Dobbiamo sempre guardare le fondamenta e chiederci se reggono una crescita di 10 volte. Continuavamo ad aggiungere strumenti man mano che aggiungevamo società, e ognuno funzionava fino a un certo punto. Orchestrare una chiusura attraverso tutti quanti era il problema.”
Le registrazioni manuali delle carte peggioravano le cose. Pleo generava 600 transazioni al mese senza alcun collegamento diretto a un libro mastro, quindi ognuna veniva inserita a mano. Una sola ricevuta mancante bloccava la registrazione, e questo voleva dire che qualcuno doveva seguire le eccezioni su due sistemi mentre la chiusura aspettava.
Sotto c’era un piano dei conti costruito per una versione precedente dell’azienda, anni prima che All Gravy diventasse una società SaaS. Condizioni contrattuali su misura imponevano lavoro di fatturazione manuale in e-conomic. Tirare fuori un numero consolidato per gli investitori significava assemblarlo a mano su tutti e quattro i sistemi.
02La soluzione
La ricostruzione: sei anni di storico, riconciliati e migrati
Sebastian è arrivato a febbraio. Light era in contatto con All Gravy da circa sei mesi, senza nessuno al posto giusto per prendere la decisione, quindi capire se procedere, e come, è diventato il suo primo compito. Linea è arrivata a metà aprile, e la migrazione è diventata sua.
All Gravy ha portato in Light l’intero storico delle transazioni, fino alla fondazione dell’azienda nel gennaio 2020. Ogni anno è stato riconciliato con i bilanci di verifica prima dell’importazione. La sola società danese conta circa 200.000 transazioni.
Il team ha ricostruito il piano dei conti da zero per un’azienda SaaS, con dimensioni personalizzate per reparto e paese attive dal primo giorno.
Per Linea Meldgaard Andersen, l’analista finance che ha gestito l’importazione, la ricompensa è arrivata la mattina del go-live: “Passare dall’accedere a quattro sistemi diversi al vedere ogni società in un unico posto è stata la parte che ha cambiato la mia giornata.”
Sebastian è schietto sulle migrazioni in generale.
Le migrazioni ERP sono dolorose per regola generale. Almeno finché non ti liberi dell’ERP con un prodotto come Light.
Lo stack finance di All Gravy
Sette sistemi prima, uno dopo.
| Riga | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| 01 |
| Contabilità generale consolidata Light |
| 02 |
| Gestione delle spese Light |
| 03 |
| Global Bill Pay Light |
Su tutte e 4 le società: un unico libro mastro, un unico piano dei conti, dimensioni personalizzate per reparto e paese. Contabilità fornitori, contabilità clienti, approvazioni e recupero crediti sullo stesso record.
Dal contratto alla fattura, senza nessuno in mezzo
Le condizioni contrattuali di All Gravy sono sempre state troppo su misura perché gli strumenti standard le generassero correttamente, ed è per questo che la fatturazione è rimasta manuale in e-conomic così a lungo. Il team ha costruito il proprio strumento CPQ e l’ha collegato direttamente a Light. Un contratto si chiude in HubSpot, e la fattura viene generata senza che nessuno reinserisca un numero.
È un team finance che costruisce sul libro mastro invece di aggirarlo, e rispecchia la forma che il loro stesso prodotto prende con i clienti.
Fatture che si leggono da sole, approvazioni in metro
Le fatture arrivano via email e l’AI di Light le legge e le codifica all’arrivo. Nessuno le apre. Nessuno le digita.
Contabilità fornitori e clienti ora stanno su un unico sub-ledger per tutte e quattro le società. Approvazioni e rimborsi passano da Slack, che li porta ovunque il team già si trovi.
“Sono in metro senza nient’altro da fare, quindi le mie approvazioni le faccio lì,” dice Sebastian. “Si adatta al flusso di lavoro che abbiamo già invece di chiederci di costruirne uno nuovo.”
Lo fa risalire a quando il sistema è stato costruito. “Quando ho iniziato a febbraio, eravamo a un punto di svolta con l’AI. I sistemi costruiti nel secolo scorso non possono integrarla allo stesso modo, perché non è mai stata organica al modo in cui sono stati costruiti. Light è stato costruito AI first, e nell’esperienza si vede.”
I solleciti, affidati a un agente
Il recupero crediti voleva dire scaricare i saldi, mettere insieme una lista, rileggere lo storico con ogni cliente e scrivere a mano ogni sollecito. È lavoro di basso livello che si mangia una giornata del finance.
All Gravy gestisce i solleciti come un agente in Light. L’agente segue i saldi in sospeso su tutte e quattro le società, legge lo storico della corrispondenza con ogni cliente, e redige e invia i solleciti.
L’agente dei solleciti ci dà il quadro completo di ciò che è in sospeso e si occupa di sollecitare. Prima era il mio pomeriggio.
Una chiusura, quattro società, cinque giorni
La chiusura mensile ora richiede circa cinque giorni.
La chiusura mensile ora richiede circa cinque giorni. “La nostra chiusura era una tortura. Tanti sistemi, tanti contabili, tanti punti in cui tutto poteva bloccarsi,” dice Sebastian. “Cinque giorni è un buon risultato per un’azienda della nostra dimensione, e ci arriviamo senza che nessuno stia sveglio tutta la notte a fine mese.”
Balance, il partner contabile di All Gravy, dedica ai libri contabili dal 30 al 40% di tempo in meno rispetto a prima. Il confronto è generoso con il vecchio stack, perché nello stesso periodo All Gravy è raddoppiata. Il doppio dell’attività, e chi tiene i libri contabili ci dedica un terzo di tempo in meno.
Cosa gestisce All Gravy su Light
- Gestione delle società di gruppo su 4 società operative in Danimarca, Regno Unito, Svezia e Norvegia.
- Consolidamento e chiusura mensile.
- Un piano dei conti ricostruito per il SaaS, con dimensioni personalizzate per reparto e paese.
- Storico completo delle transazioni dal gennaio 2020, riconciliato con i bilanci di verifica anno per anno.
- Contabilità fornitori con l’AI che legge e codifica le fatture all’arrivo via email.
- Contabilità clienti e fatturazione, generate da uno strumento CPQ personalizzato collegato a HubSpot.
- Solleciti e recupero crediti, gestiti da un agente.
- Approvazioni e rimborsi in Slack.
- Spese con carta, al posto di un fornitore separato.
- Pagamento globale delle fatture, al posto di due piattaforme di pagamento separate.
03Il risultato
Il futuro della finanza
All Gravy è raddoppiata mentre il suo team finance è rimasto di tre persone, e chi ne fa parte ora usa il proprio tempo in modo diverso.
Vogliamo togliere il tempo speso sul lavoro puramente transazionale e spostarlo sulla pianificazione strategica, il budget e le previsioni. Avere precisione nelle previsioni significa poter essere certi di spendere dove dovremmo.
Le prossime richieste sono già sul tavolo. Automazione completa su ogni circuito di pagamento. Una vista di tesoreria live su ogni conto bancario collegato, che mostri cosa entra, cosa esce e cosa l’azienda ha in cassa, senza aspettare che lo dica la chiusura.
Sette sistemi sono diventati uno, e sei anni di storico sono venuti con loro. Quattro paesi ora chiudono in cinque giorni, con un team finance di tre persone.
Un unico libro mastro per un’azienda che si rifiuta di rallentare
All Gravy ha sostituito sette sistemi con un’unica piattaforma, ci ha spostato sei anni di storico e chiude quattro società in cinque giorni. Scopri come sarebbe la tua chiusura su Light.
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