ClientiInfrastruttura per gift card e premiTillo

Dopo 2 implementazioni ERP fallite, Tillo ha visto la Light.

Addio ERP

Otto → Uno

7 istanze di QuickBooks e 1 di Xero, ridotte a un unico libro mastro per ogni società operativa e non operativa.

Chiusura mensile

Giorno 12 → Giorno 5

Da chiusure di 12 giorni a una chiusura in 5 giorni, con la preparazione completata nei primi 3 o 4 giorni.

Ricavi

Manuale → Automatizzato

Caricamenti manuali mensili sostituiti da ricavi live nei libri contabili a T+1.

Tillo è l’infrastruttura dietro regali e premi: un marketplace B2B che collega i brand ai partner in 23 paesi, attraverso 4 società operative.

I partner caricano fondi su un account Tillo Hub e prelevano acquisti di gift card di migliaia di brand tramite l’API di Tillo. Con miliardi di USD da gestire, in 23 valute, e da 5 a 15 milioni di transazioni al mese che passano dalla piattaforma a seconda della stagione: Black Friday e Natale spingono i volumi al massimo.

Dal suo hub di Hove, sulla costa meridionale inglese, Tillo è cresciuta da 20 a circa 160 persone, con team ad Austin, Città del Capo e in Australia. La funzione finance ha dovuto mettersi al passo con quella crescita, e poi anticiparla.

Cliente: Tillo
Settore: Infrastruttura per gift card e premi
Società: 4 società operative e di gruppo, tra Regno Unito, Stati Uniti, Australia e Sudafrica
Sito web: tillo.io

Digitare su un portatile mentre si rivede un registro di transazioni

01La sfida

Il problema: 8 libri mastro, 2 ERP falliti, chiusure di 12 giorni

Prima di Light, Tillo gestiva la finanza su 3 istanze di QuickBooks. Diventate 7, più 1 di Xero: software nato per le ditte individuali che teneva insieme un’azienda con 4 società e 23 valute. Non poteva reggere.

2 implementazioni ERP erano già fallite, NetSuite compresa, entrambe morte della stessa morte: ogni modifica un nuovo statement of work, ogni domanda una consulenza, ogni mese un ritardo. Dopo 3 anni, il team stava ancora forzando il modello operativo di Tillo in una struttura che non gli è mai andata bene.

La chiusura mensile richiedeva 12 giorni in un mese buono, per lo più passati ad accedere a 8 libri mastro separati, estrarre i dati a mano e assemblare i conti gestionali in un foglio di calcolo.

02La soluzione

La soluzione: un core contabile solido, non un altro monolite

Tillo è tornata sul mercato con una ricerca ampia: NetSuite, il fornitore dietro una delle sue implementazioni fallite, gli operatori affermati e una nuova ondata di piattaforme finance orientate alla tecnologia. Gli ERP americani sono usciti presto dalla lista: non avevano risolto il fisco e la reportistica statutaria del Regno Unito, e le lacune erano troppo grandi da colmare per un’azienda che opera in cinque mercati.

Eravamo proprio nella classica situazione del cubo da infilare in un buco rotondo, cercando di forzare la struttura di Tillo in un formato standard uguale per tutti che semplicemente non funzionava. Era un muro dopo l’altro, dopo l’altro.

Quello che Tillo voleva non era una piattaforma che cercasse di fare tutto. I grandi monoliti “cercavano di fare assolutamente tutto”: a Tillo serviva un core contabile solido, costruito bene, con lo spazio per fare report e restare agile man mano che l’azienda cambiava forma.

La reportistica, la natura agentica, la possibilità di configurare tutto da zero per vedere esattamente quello che ti serviva.

Attraversando una strada della City di Londra verso l’ufficio

Quella configurabilità si è trasformata in una vera partnership di sviluppo. Il team di Tillo ha lavorato direttamente con il team di solution engineering e di prodotto di Light. “Dicevamo: ma noi operiamo così, e abbiamo bisogno che succeda così. E poi lavoravamo insieme, in partnership, per trovare la soluzione migliore.”

Un episodio riassume quanto quella partnership sia stata reattiva. Arron Jennings ha segnalato che una funzione si trovava nel modulo sbagliato dell’interfaccia: “Ho semplicemente scritto a qualcuno dicendo: ‘Avete delle cose nel modulo sbagliato, dovrebbero stare nelle impostazioni.’ La mattina dopo ho guardato, ed erano sparite.”

Harriet Stewart che lavora sui libri contabili da un portatile

Una piattaforma per ogni chiusura

La chiusura mensile è passata da 12 giorni a 5. Il lavoro di preparazione, prima la parte più lenta e manuale del processo, ora si conclude entro i primi 3 o 4 giorni.

Tutte e 4 le società vivono in un’unica piattaforma, un’unica interfaccia. Nessuno chiude una società, esce e ricomincia con la successiva. Il team lavora su tutto il gruppo per funzione, ricavi, approvazioni, riconciliazioni, ognuna fatta una volta sola per tutte e 4 le società invece di 4 volte.

La gestione delle società di gruppo ha fatto risparmiare a ogni membro del team ore e ore.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Fatturazione e contabilità clienti, senza mani, tramite API

Tillo invia da Light da 750 a 900 fatture al mese, direttamente via API al cliente, senza alcun passaggio di revisione nell’interfaccia. Quelli che erano caricamenti CSV manuali in QuickBooks ora sono ricavi presenti nei libri contabili a T+1.

Le inviamo direttamente tramite API e le distribuiamo direttamente al cliente. Non le smistiamo e non le rivediamo nemmeno più nell’interfaccia. Semplicemente succedono.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Dimensioni personalizzate e reportistica con l’AI

L’attività di Tillo si estende su società, territori, valute, prodotti, progetti, centri di costo e reparti, spesso sovrapposti. Le dimensioni personalizzate permettono al team di taggare le transazioni su tutti questi assi e di analizzare i dati come serve a ogni report.

Sopra c’è la reportistica AI di Light, che il team usa per interrogare i dati in linguaggio naturale invece di costruire i report a mano. “È dentro la funzionalità dei report, quindi puoi fare una chat testuale e ottenere risultati davvero, davvero buoni,” dice Arron Jennings, Finance Transformation Manager di Tillo. “Ho report che fanno di tutto, dal calcolo dei saldi progressivi all’inclusione delle dimensioni personalizzate.”

Cosa gestisce Tillo su Light

Gestione delle società di gruppo su 4 società operative.
Consolidamento e chiusura mensile.
Rivalutazione FX su 23 valute.
Contabilità clienti e fatturazione, distribuite direttamente via API.
Dimensioni personalizzate per società, territorio, valuta, prodotto, progetto e centro di costo.
Reportistica con l’AI, da testo a chat.
Sunrise: caricamenti massivi di transazioni con codifica assistita dall’AI e tagging delle dimensioni personalizzate.
Riconciliazione bancaria su 60+ conti.

Lavorando sui report finanziari da un portatile

03Il risultato

Il futuro della finanza

Tillo è cresciuta da 20 a 160 persone senza far crescere di pari passo l’organico finance, perché Light ha assorbito il lavoro che prima richiedeva più persone. È questo il cambiamento, in parole semplici: meno tempo a registrare i numeri a posteriori, più tempo ad agire su di essi finché contano ancora.

La finanza ha smesso di essere una noiosa funzione di back-office ed è diventata un attore chiave nel guidare crescita e direzione.