ClientesApp para empleados con IA para hostelería y comercioAll Gravy
“Duplicamos el negocio y el equipo financiero siguió siendo de tres personas.”
Sin ERP
Siete → Uno
Cuatro libros mayores, un proveedor de tarjetas y dos plataformas de pago, fusionados en un solo sistema para todas las entidades.
Cierre mensual
Cinco días
Cuatro entidades cerradas en cinco días, sin que nadie trabaje de noche para conseguirlo.
Asientos manuales de tarjeta
600 → Cero
Las transacciones mensuales de Pleo que antes se cargaban a mano ahora llegan al libro mayor sin que nadie las toque.
All Gravy construye la app para empleados que los equipos de primera línea abren de verdad. Comunicación, incorporación, formación, cumplimiento y operaciones diarias, en una sola app con la marca de la empresa para la gente que lleva el local.
La empresa nació en Copenhague en 2020 como un producto de bienestar financiero para trabajadores por horas, y después se reconstruyó en torno a un problema más amplio tras más de 300 entrevistas con empleados por horas y de la economía colaborativa. Hoy da servicio a más de 250 negocios y más de 100 marcas, Honest Burgers, Pizza Pilgrims, Dishoom y Q8 entre ellas, con 7,3 M$ recaudados hasta la fecha y un equipo de 65 personas en Dinamarca, Reino Unido, Noruega y Suecia.
El argumento fundacional es una frase que su CEO repite a menudo: nadie debería necesitar siete apps horribles para servir una cerveza. Ese argumento se cumplía en toda la empresa salvo en la función financiera, que funcionaba con siete sistemas propios.
- Cliente
- All Gravy
- Sector
- App para empleados con IA para hostelería y comercio
- Entidades
- Dinamarca, Reino Unido, Suecia, Noruega
- Sitio web
- allgravy.com
01El reto
El problema: cuatro libros mayores, tres soluciones puntuales y un plan de cuentas de otra empresa
Cada mercado dio a All Gravy una nueva entidad, y cada entidad trajo un nuevo libro mayor. e-conomic en Dinamarca, que soporta aproximadamente el 95% del volumen de transacciones. Xero en Reino Unido. Fortnox en Suecia. Tripletex en Noruega. Encima, Pleo para el gasto con tarjeta, Corpay para los pagos a proveedores y Farpay al lado.
Los sistemas locales exigen personas locales. Cada mercado necesitaba un contable que supiera leer la interfaz y conociera sus particularidades, lo que convirtió cuatro libros mayores en cuatro dependencias y cuatro puntos donde el cierre podía atascarse.
Sebastian Sandorff Jacobsen, que dirige finanzas y operaciones, resume la prueba con sencillez: “Siempre tenemos que mirar los cimientos y preguntarnos si escalan 10x. Fuimos añadiendo herramientas a medida que añadíamos entidades, y cada una funcionaba hasta cierto punto. El problema era orquestar un cierre entre todas ellas.”
Los asientos manuales de tarjeta lo empeoraban. Pleo generaba 600 transacciones al mes sin ningún enlace directo con ningún libro mayor, así que cada una de ellas se introducía a mano. Un solo recibo que faltara retenía el asiento, lo que significaba que alguien tenía que seguir las excepciones en dos sistemas mientras el cierre esperaba por ellas.
Debajo había un plan de cuentas construido para una versión anterior del negocio, años antes de que All Gravy se convirtiera en una empresa SaaS. Unas condiciones contractuales a medida obligaban a facturar a mano en e-conomic. Obtener una cifra consolidada para los inversores significaba montarla a mano a partir de los cuatro sistemas.
02La solución
La reconstrucción: seis años de historial, conciliados y trasladados
Sebastian se incorporó en febrero. Para entonces, Light llevaba unos seis meses en conversaciones con All Gravy sin que nadie en el puesto asumiera la decisión, así que determinar si seguir adelante, y cómo, se convirtió en su primera tarea. Linea se incorporó a mediados de abril, y la migración pasó a ser suya.
All Gravy trasladó todo su historial de transacciones a Light, hasta la fundación de la empresa en enero de 2020. Cada año se concilió con el balance de comprobación antes de la importación. Solo la entidad danesa suma aproximadamente 200.000 transacciones.
El equipo reconstruyó el plan de cuentas desde cero para un negocio SaaS, con dimensiones personalizadas por departamento y país desde el primer día.
Para Linea Meldgaard Andersen, la analista financiera que llevó la importación, la recompensa llegó la mañana de la puesta en marcha: “Pasar de entrar en cuatro sistemas distintos a ver todas las entidades en un solo sitio fue lo que me cambió el día.”
Sebastian es directo sobre las migraciones en general.
Las migraciones de ERP son dolorosas por norma general. Es decir, hasta que deja atrás el ERP con un producto como Light.
El stack financiero de All Gravy
Siete sistemas antes, uno después.
| Fila | Antes | Después |
|---|---|---|
| 01 |
| Libro mayor general consolidado de Light |
| 02 |
| Gestión de gastos de Light |
| 03 |
| Pago de facturas de Light |
En las 4 entidades: un solo libro mayor, un solo plan de cuentas, dimensiones personalizadas por departamento y país. Cuentas a pagar, cuentas a cobrar, aprobaciones y cobros sobre el mismo registro.
Del contrato a la factura, sin nadie en medio
Las condiciones contractuales de All Gravy siempre fueron demasiado a medida para que las herramientas estándar las generaran correctamente, y por eso la facturación siguió siendo manual en e-conomic durante tanto tiempo. El equipo construyó su propia herramienta de CPQ y la conectó directamente a Light. Un contrato se cierra en HubSpot y la factura se genera sin que nadie vuelva a teclear una cifra.
Eso es un equipo financiero construyendo sobre el libro mayor en lugar de sortearlo, y refleja la forma que toma su propio producto con los clientes.
Facturas que se leen solas, aprobaciones en el metro
Las facturas llegan por email y la IA de Light las lee y las imputa al recibirlas. Nadie las abre. Nadie las teclea.
Cuentas a pagar y cuentas a cobrar están ahora en un solo libro auxiliar para las cuatro entidades. Las aprobaciones y los reembolsos pasan por Slack, que los pone allí donde el equipo ya está.
“Estoy en el metro sin nada más que hacer, así que repaso mis aprobaciones allí”, dice Sebastian. “Encaja en el flujo de trabajo que ya tenemos en lugar de pedirnos que construyamos uno nuevo.”
Lo atribuye al momento en que se construyó el sistema. “Cuando empecé en febrero, estábamos en un punto de inflexión con la IA. Los sistemas construidos en el siglo pasado no pueden integrarla de la misma manera, porque nunca fue orgánica a cómo se construyeron. Light se construyó con la IA desde el principio, y eso se nota en la experiencia.”
La gestión de cobros, en manos de un agente
Los cobros antes significaban descargar saldos, montar una lista, releer el historial con cada cliente y redactar cada reclamación a mano. Es un trabajo de bajo nivel que se come un día de finanzas.
All Gravy lleva la gestión de cobros como un agente en Light. El agente sigue los saldos pendientes en las cuatro entidades, lee el historial de correspondencia con cada cliente, y redacta y envía los recordatorios.
El agente de gestión de cobros nos da la imagen completa de lo que está pendiente y se encarga de reclamar. Eso antes era mi tarde.
Un cierre, cuatro entidades, cinco días
El cierre mensual ahora lleva unos cinco días.
El cierre mensual ahora lleva unos cinco días. “Nuestro cierre era insufrible. Muchos sistemas, muchos contables, muchos puntos donde todo podía atascarse”, dice Sebastian. “Cinco días está bien para una empresa de nuestro tamaño, y lo conseguimos sin que nadie se quede en vela a final de mes.”
Balance, el socio contable de All Gravy, dedica entre un 30 y un 40% menos de tiempo a los libros que antes. Esa comparación favorece al stack antiguo, porque All Gravy se duplicó en el mismo periodo. El doble de negocio, y quienes llevan los libros les dedican un tercio menos de tiempo.
Lo que All Gravy gestiona con Light
- Gestión de las entidades del grupo en 4 entidades operativas en Dinamarca, Reino Unido, Suecia y Noruega.
- Consolidación y cierre mensual.
- Un plan de cuentas reconstruido para SaaS, con dimensiones personalizadas por departamento y país.
- Historial completo de transacciones desde enero de 2020, conciliado con el balance de comprobación año a año.
- Cuentas a pagar con IA que lee e imputa las facturas al llegar por email.
- Cuentas a cobrar y facturación, generadas desde una herramienta de CPQ a medida conectada a HubSpot.
- Gestión de cobros y reclamaciones, a cargo de un agente.
- Aprobaciones y reembolsos en Slack.
- Gasto con tarjeta, en sustitución de un proveedor independiente.
- Pago de facturas global, en sustitución de dos plataformas de pago independientes.
03El resultado
El futuro de las finanzas
All Gravy se duplicó mientras su equipo financiero siguió siendo de tres personas, y quienes lo forman ahora emplean su tiempo de otra manera.
Queremos eliminar el tiempo dedicado al trabajo puramente transaccional y trasladarlo a la planificación estratégica, el presupuesto y las previsiones. Tener precisión en la previsión significa que podemos estar seguros de que gastamos donde debemos.
Las siguientes peticiones ya están sobre la mesa. Automatización completa en todas las redes de pago. Una vista de tesorería en tiempo real de todas las cuentas bancarias conectadas, que muestre lo que entra, lo que sale y lo que la empresa tiene, sin esperar a que el cierre lo diga.
Siete sistemas se convirtieron en uno, y seis años de historial vinieron con él. Cuatro países cierran ahora en cinco días, con un equipo financiero de tres personas.
Un solo libro mayor para una empresa que se niega a frenar
All Gravy sustituyó siete sistemas por una sola plataforma, trasladó seis años de historial a ella y cierra cuatro entidades en cinco días. Vea cómo sería su cierre con Light.
Solicite una demoMás historias de clientes
-
En Light creemos que las finanzas deberían ser una herramienta de todos, no solo del equipo financiero.
Lea la historia -
Officeguru ya opera con Light, tras pasar de la primera llamada al contrato firmado en solo 7 días.
Lea la historia -
Tillo es la infraestructura detrás de los regalos y las recompensas: un marketplace B2B que conecta marcas con socios en 23 países, a través de 4 entidades operativas.
Lea la historia