ClientesInfraestructura de tarjetas regalo y recompensasTillo
Tras 2 implementaciones de ERP fallidas, Tillo vio la luz: Light.
Sin ERP
Ocho → Uno
7 instancias de QuickBooks y 1 de Xero, fusionadas en un solo libro mayor para todas las entidades operativas y no operativas.
Cierre mensual
Día 12 → Día 5
De cierres de 12 días a un cierre de 5, con la preparación hecha en los primeros 3 o 4 días.
Ingresos
Manual → Automatizado
Las cargas manuales mensuales, sustituidas por ingresos en los libros en T+1.
Tillo es la infraestructura detrás de los regalos y las recompensas: un marketplace B2B que conecta marcas con socios en 23 países, a través de 4 entidades operativas.
Los socios cargan fondos en una cuenta de Tillo Hub y van consumiéndolos en compras de tarjetas regalo de miles de marcas a través de la API de Tillo. Tiene que gestionar miles de millones de USD, en 23 divisas, con entre 5 y 15 millones de transacciones mensuales pasando por la plataforma según la temporada: el Black Friday y la Navidad son los picos de mayor volumen.
Desde su sede en Hove, en la costa sur de Inglaterra, Tillo ha pasado de 20 personas a unas 160, con equipos en Austin, Ciudad del Cabo y Australia. La función financiera tenía que ponerse al día con ese crecimiento, y después adelantarse a él.
- Cliente
- Tillo
- Sector
- Infraestructura de tarjetas regalo y recompensas
- Entidades
- 4 entidades operativas y de grupo, en Reino Unido, EE. UU., Australia y Sudáfrica
- Sitio web
- tillo.io
01El reto
El problema: 8 libros mayores, 2 ERP fallidos, cierres de 12 días
Antes de Light, Tillo llevaba las finanzas en 3 instancias de QuickBooks. Eso creció hasta 7, más 1 de Xero: software pensado para autónomos, sosteniendo un negocio de 4 entidades y 23 divisas. No podía aguantar.
Ya habían fracasado 2 implementaciones de ERP, NetSuite entre ellas, y ambas murieron de la misma manera: cada cambio, un nuevo pliego de trabajo; cada pregunta, una consultoría; cada mes, un retraso. 3 años después, el equipo seguía forzando el modelo operativo de Tillo en una estructura que nunca encajó.
El cierre mensual llevaba 12 días en un mes bueno, la mayor parte dedicados a entrar en 8 libros mayores distintos, extraer los datos a mano y montar las cuentas de gestión en una hoja de cálculo.
02La solución
La solución: un núcleo contable sólido, no otro monolito
Tillo volvió al mercado con una búsqueda amplia: NetSuite, el proveedor detrás de una de sus implementaciones fallidas, los actores consolidados y una nueva ola de plataformas financieras de perfil tecnológico. Los ERP estadounidenses cayeron pronto de la lista: no dominaban la fiscalidad ni los informes estatutarios del Reino Unido, y las carencias eran demasiado grandes de cubrir para un negocio que opera en cinco mercados.
Era claramente un caso de intentar meter una pieza cuadrada en un agujero redondo, forzando la estructura del negocio de Tillo en un formato de talla única que sencillamente no funcionaba. Era un muro tras otro tras otro.
Lo que Tillo quería no era una plataforma que intentara hacerlo todo. Los grandes monolitos “intentaban hacer absolutamente todo”; Tillo necesitaba un núcleo contable sólido, bien construido, con margen para generar informes y mantenerse ágil a medida que el negocio cambiaba de forma.
Los informes, la naturaleza basada en agentes, la capacidad de configurarlo desde cero para poder ver exactamente lo que necesitabas.
Esa capacidad de configuración se convirtió en una auténtica colaboración de construcción. El equipo de Tillo trabajó directamente con el equipo de ingeniería de soluciones y de producto de Light. “Les decíamos: pero así es como operamos, y así es como necesitamos que ocurra. Y luego trabajábamos juntos, en colaboración, para encontrar la mejor solución.”
Una anécdota resume lo receptiva que ha sido esa colaboración. Arron Jennings avisó de que una función estaba en el módulo equivocado de la interfaz: “Simplemente le escribí a alguien y le dije: ‘Tenéis cosas en el módulo equivocado, deberían estar en ajustes.’ A la mañana siguiente miré, y ya no estaban.”
Una plataforma para cada cierre
El cierre mensual ha pasado de 12 días a 5. El trabajo de preparación, antes la parte más lenta y manual del proceso, ahora queda hecho en los primeros 3 o 4 días.
Las 4 entidades viven en una sola plataforma, una sola interfaz. Ya nadie cierra una entidad, sale y empieza con la siguiente. El equipo trabaja en todo el grupo por función, ingresos, aprobaciones, conciliaciones, cada una hecha una vez para las 4 entidades en lugar de 4 veces.
La gestión de las entidades del grupo ha ahorrado horas y horas a cada miembro del equipo.
Facturación y cuentas a cobrar, sin intervención, a través de la API
Tillo envía entre 750 y 900 facturas al mes desde Light, directamente por la API al cliente, sin ningún paso de revisión en la interfaz. Lo que antes eran cargas manuales de CSV en QuickBooks ahora son ingresos asentados en los libros en T+1.
Las enviamos directamente por la API y las distribuimos directamente al cliente. Ya ni siquiera las clasificamos ni las revisamos en la interfaz. Simplemente ocurren.
Dimensiones personalizadas e informes con IA
El negocio de Tillo se extiende por entidades, territorios, divisas, productos, proyectos, centros de coste y departamentos, a menudo solapados. Las dimensiones personalizadas permiten al equipo etiquetar las transacciones en todos ellos y segmentar los datos como cada informe lo necesite.
Por encima está el sistema de informes con IA de Light, que el equipo utiliza para consultar los datos en lenguaje natural en lugar de construir informes a mano. “Está dentro de la funcionalidad de informes, así que puedes hacer una consulta en texto y obtener resultados muy, muy buenos”, dice Arron Jennings, Finance Transformation Manager en Tillo. “Tengo informes que hacen de todo, desde cálculos de saldos acumulados hasta incorporar dimensiones personalizadas.”
Lo que Tillo gestiona con Light
- Gestión de las entidades del grupo en 4 entidades operativas.
- Consolidación y cierre mensual.
- Revalorización de divisas en 23 divisas.
- Cuentas a cobrar y facturación, distribuidas directamente por la API.
- Dimensiones personalizadas por entidad, territorio, divisa, producto, proyecto y centro de coste.
- Informes con IA, de texto a consulta.
- Sunrise: cargas masivas de transacciones con imputación asistida por IA y etiquetado de dimensiones personalizadas.
- Conciliación bancaria en 60+ cuentas.
03El resultado
El futuro de las finanzas
Tillo pasó de 20 personas a 160 sin ampliar la plantilla financiera al mismo ritmo, porque Light absorbió el trabajo que antes exigía más gente. Ese es el cambio, en términos sencillos: menos tiempo registrando cifras a posteriori y más tiempo actuando sobre ellas mientras aún importan.
Finanzas dejó de ser una aburrida función administrativa y se convirtió en un actor clave para impulsar el crecimiento y la dirección.
Un solo libro mayor para un negocio global
Tillo sustituyó 8 libros mayores y 2 ERP fallidos por una sola plataforma. Vea cómo sería su cierre con Light.
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