ClientsApp IA pour les employés de l'hôtellerie-restauration et du commerceAll Gravy
« Nous avons doublé l'activité et l'équipe finance est restée à trois personnes. »
Sortie de l'ERP
Sept → Une
Quatre grands livres, un fournisseur de cartes et deux plateformes de paiement, fondus en un seul système pour chaque entité.
Clôture mensuelle
Cinq jours
Quatre entités clôturées en cinq jours, sans que personne ne travaille de nuit pour y arriver.
Écritures de cartes manuelles
600 → Zéro
Les transactions Pleo mensuelles autrefois importées à la main arrivent désormais dans le grand livre sans que personne n'y touche.
All Gravy construit l'app pour employés que les équipes de terrain ouvrent vraiment. Communication, onboarding, formation, conformité et opérations quotidiennes, dans une seule app à la marque de l'entreprise, pour ceux qui font tourner la salle.
L'entreprise est née à Copenhague en 2020 comme un produit de bien-être financier pour les travailleurs payés à l'heure, puis s'est reconstruite autour d'un problème plus large après plus de 300 entretiens avec des employés horaires et des travailleurs indépendants. Elle sert aujourd'hui plus de 250 entreprises et plus de 100 marques, dont Honest Burgers, Pizza Pilgrims, Dishoom et Q8, avec 7,3 M$ levés à ce jour et une équipe de 65 personnes au Danemark, au Royaume-Uni, en Norvège et en Suède.
L'argument fondateur tient en une phrase que leur CEO répète souvent : personne ne devrait avoir besoin de sept applications médiocres pour tirer une bière. Cet argument valait partout dans l'entreprise, sauf dans la fonction finance, qui tournait sur sept systèmes à elle.
- Client
- All Gravy
- Secteur
- App IA pour les employés de l'hôtellerie-restauration et du commerce
- Entités
- Danemark, Royaume-Uni, Suède, Norvège
- Site web
- allgravy.com
01Le défi
Le problème : quatre grands livres, trois solutions ponctuelles et un plan comptable venu d'une autre entreprise
Chaque marché apportait à All Gravy une nouvelle entité, et chaque entité un nouveau grand livre. e-conomic au Danemark, qui porte environ 95 % du volume de transactions. Xero au Royaume-Uni. Fortnox en Suède. Tripletex en Norvège. Par-dessus, Pleo pour les dépenses par carte, Corpay pour les paiements fournisseurs, Farpay à côté.
Les systèmes locaux exigent des gens locaux. Chaque marché avait besoin d'un comptable capable de lire l'interface et d'en connaître les particularités, ce qui transformait quatre grands livres en quatre dépendances et quatre endroits où la clôture pouvait caler.
Sebastian Sandorff Jacobsen, qui dirige la finance et les opérations, pose le test simplement : « Nous devons toujours regarder les fondations et nous demander si elles tiennent à x10. Nous ajoutions des outils à mesure que nous ajoutions des entités, et chacun fonctionnait jusqu'à un certain point. Orchestrer une clôture à travers tous ces outils, c'était ça le problème. »
Les écritures de cartes manuelles aggravaient tout. Pleo générait 600 transactions par mois sans aucun lien direct vers un grand livre, si bien que chacune d'elles était saisie à la main. Un seul justificatif manquant bloquait l'écriture, ce qui obligeait quelqu'un à suivre les exceptions dans deux systèmes pendant que la clôture attendait.
En dessous, un plan comptable construit pour une version antérieure de l'entreprise, des années avant qu'All Gravy ne devienne une société SaaS. Des conditions contractuelles sur mesure imposaient un travail de facturation manuel dans e-conomic. Sortir un chiffre consolidé pour les investisseurs voulait dire l'assembler à la main à partir des quatre systèmes.
02La solution
La reconstruction : six ans d'historique, rapprochés et migrés
Sebastian est arrivé en février. Light était alors en discussion avec All Gravy depuis environ six mois sans que personne ne soit en poste pour porter la décision, si bien que déterminer s'il fallait y aller, et comment, est devenu sa première mission. Linea est arrivée mi-avril, et la migration est devenue la sienne.
All Gravy a migré tout son historique de transactions dans Light, jusqu'à la création de l'entreprise en janvier 2020. Chaque exercice a été rapproché de la balance générale avant l'import. L'entité danoise représente à elle seule environ 200 000 transactions.
L'équipe a reconstruit le plan comptable de zéro pour une entreprise SaaS, avec des axes analytiques personnalisés par département et par pays dès le premier jour.
Pour Linea Meldgaard Andersen, l'analyste financière qui a mené l'import, la récompense est arrivée le matin de la mise en production : « Passer de quatre systèmes différents à ouvrir à toutes les entités visibles au même endroit, c'est ce qui a changé ma journée. »
Sebastian est direct sur les migrations en général.
Les migrations d'ERP sont douloureuses, en règle générale. Jusqu'à ce qu'on sorte de l'ERP avec un produit comme Light.
La pile financière d'All Gravy
Sept systèmes avant, un seul après.
| Ligne | Avant | Après |
|---|---|---|
| 01 |
| Grand livre consolidé Light |
| 02 |
| Gestion des dépenses Light |
| 03 |
| Paiement des factures Light |
Sur les 4 entités : un seul grand livre, un seul plan comptable, des axes analytiques personnalisés par département et par pays. Comptes fournisseurs, comptes clients, approbations et recouvrement sur le même enregistrement.
Du contrat à la facture, sans personne au milieu
Les conditions contractuelles d'All Gravy ont toujours été trop sur mesure pour que des outils standard les génèrent correctement, et c'est pour cela que la facturation est restée manuelle dans e-conomic si longtemps. L'équipe a construit son propre outil de CPQ et l'a branché directement sur Light. Un contrat se signe dans HubSpot, et la facture se génère sans que personne ne ressaisisse un chiffre.
C'est une équipe finance qui construit sur le grand livre au lieu de le contourner, et cela reflète la forme que prend leur propre produit chez leurs clients.
Des factures qui se lisent toutes seules, des approbations dans le métro
Les factures arrivent par email et l'IA de Light les lit et les impute à réception. Personne ne les ouvre. Personne ne les saisit.
Comptes fournisseurs et comptes clients reposent désormais sur un seul sous-grand livre pour les quatre entités. Les approbations et les remboursements passent par Slack, ce qui les met là où l'équipe est déjà.
« Je suis dans le métro sans rien d'autre à faire, alors j'y traite mes approbations », dit Sebastian. « Ça s'intègre au workflow que nous avons déjà au lieu de nous demander d'en construire un nouveau. »
Il relie cela au moment où le système a été construit. « Quand j'ai commencé en février, nous étions à un point de bascule avec l'IA. Les systèmes construits au siècle dernier ne peuvent pas l'intégrer de la même manière, parce qu'elle n'a jamais été organique à leur conception. Light a été construit IA d'abord, et ça se voit dans l'expérience. »
Les relances, confiées à un agent
Le recouvrement, c'était télécharger les soldes, assembler une liste, relire l'historique avec chaque client et rédiger chaque relance à la main. Un travail de bas niveau qui dévore une journée de finance.
All Gravy fait tourner les relances comme un agent dans Light. L'agent suit les soldes impayés sur les quatre entités, lit l'historique des échanges avec chaque client, puis rédige et envoie les rappels.
L'agent de relance nous donne la vue complète de ce qui est impayé et se charge des relances. Avant, c'était mon après-midi.
Une seule clôture, quatre entités, cinq jours
La fin de mois prend désormais environ cinq jours.
La fin de mois prend désormais environ cinq jours. « Notre clôture était un supplice. Beaucoup de systèmes, beaucoup de comptables, beaucoup d'endroits où tout pouvait caler », dit Sebastian. « Cinq jours, c'est bien pour une entreprise de notre taille, et nous y arrivons sans que personne ne veille toute la nuit en fin de mois. »
Balance, le partenaire comptable d'All Gravy, passe 30 à 40 % de temps en moins sur les livres qu'avant. Cette comparaison flatte l'ancienne pile, parce qu'All Gravy a doublé sur la même période. Deux fois plus d'activité, et ceux qui tiennent les livres y passent un tiers de temps en moins.
Ce qu'All Gravy fait tourner sur Light
- Gestion des entités du groupe sur 4 entités opérationnelles au Danemark, au Royaume-Uni, en Suède et en Norvège.
- Consolidation et clôture mensuelles.
- Un plan comptable reconstruit pour le SaaS, avec des axes analytiques personnalisés par département et par pays.
- L'historique complet des transactions depuis janvier 2020, rapproché de la balance générale exercice par exercice.
- Comptes fournisseurs avec l'IA qui lit et impute les factures à réception par email.
- Comptes clients et facturation, générés depuis un outil de CPQ maison connecté à HubSpot.
- Relances et recouvrement, confiés à un agent.
- Approbations et remboursements dans Slack.
- Dépenses par carte, en remplacement d'un fournisseur distinct.
- Paiement des factures à l'international, en remplacement de deux plateformes de paiement distinctes.
03Le résultat
L'avenir de la finance
All Gravy a doublé pendant que son équipe finance restait à trois, et ceux qui la composent emploient désormais leur temps autrement.
Nous voulons supprimer le temps passé sur le pur travail transactionnel et le consacrer à la planification stratégique, au budget et aux prévisions. Des prévisions précises veulent dire que nous pouvons être certains de dépenser là où il faut.
Les prochaines demandes sont déjà sur la table. L'automatisation complète sur tous les réseaux de paiement. Une vue de trésorerie en direct sur chaque compte bancaire connecté, montrant ce qui entre, ce qui sort et ce que l'entreprise détient, sans attendre que la clôture le dise.
Sept systèmes sont devenus un seul, et six ans d'historique ont suivi. Quatre pays clôturent désormais en cinq jours, avec une équipe finance de trois personnes.
Un seul grand livre pour une entreprise qui refuse de ralentir
All Gravy a remplacé sept systèmes par une seule plateforme, y a migré six ans d'historique et clôture quatre entités en cinq jours. Voyez à quoi ressemble votre clôture sur Light.
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