ClientsInfrastructure de cartes cadeaux et de récompensesTillo

Après 2 implémentations d'ERP ratées, Tillo a vu la lumière.

Sortie de l'ERP

Huit → Un

7 instances de QuickBooks et 1 de Xero, fondues en un seul grand livre pour chaque entité, opérationnelle ou non.

Clôture mensuelle

Jour 12 → Jour 5

De clôtures en 12 jours à une clôture en 5 jours, la préparation faite dans les 3 à 4 premiers jours.

Chiffre d'affaires

Manuel → Automatisé

Les imports mensuels manuels remplacés par un chiffre d'affaires en direct dans les livres à J+1.

Tillo est l'infrastructure derrière les cadeaux et les récompenses : une place de marché B2B qui relie les marques à des partenaires dans 23 pays, via 4 entités opérationnelles.

Les partenaires chargent des fonds sur un compte Tillo Hub et y puisent pour acheter des cartes cadeaux de milliers de marques via l'API de Tillo. Il faut gérer des milliards de dollars, en 23 devises, avec 5 à 15 millions de transactions par mois sur la plateforme selon la saison : le Black Friday et Noël poussent les volumes au plus haut.

Depuis son siège de Hove, sur la côte sud de l'Angleterre, Tillo est passé de 20 à environ 160 personnes, avec des équipes à Austin, au Cap et en Australie. La fonction finance devait rattraper cette croissance, puis la devancer.

Client: Tillo
Secteur: Infrastructure de cartes cadeaux et de récompenses
Entités: 4 entités opérationnelles et de groupe, au Royaume-Uni, aux États-Unis, en Australie et en Afrique du Sud
Site web: tillo.io

Saisie sur un ordinateur portable pendant la revue d'un grand livre de transactions

01Le défi

Le problème : 8 grands livres, 2 ERP ratés, des clôtures en 12 jours

Avant Light, Tillo gérait sa finance sur 3 instances de QuickBooks. Elles sont passées à 7, plus 1 de Xero : un logiciel conçu pour les indépendants, qui tenait à bout de bras une entreprise à 4 entités et 23 devises. Ça ne pouvait pas tenir.

2 implémentations d'ERP avaient déjà échoué, NetSuite parmi elles, mortes toutes deux de la même façon : chaque changement un nouveau cahier des charges, chaque question une consultation, chaque mois un retard. 3 ans plus tard, l'équipe forçait encore le modèle opérationnel de Tillo dans une structure qui n'a jamais convenu.

La fin de mois prenait 12 jours les bons mois, passés pour l'essentiel à se connecter à 8 grands livres distincts, à en extraire les données à la main et à assembler les comptes de gestion dans un tableur.

02La solution

La solution : un socle comptable solide, pas un monolithe de plus

Tillo est retourné sur le marché avec une recherche large : NetSuite, l'éditeur derrière l'une de ses implémentations ratées, les acteurs établis, et une nouvelle vague de plateformes financières tournées vers la technologie. Les ERP américains sont sortis de la liste très tôt : ils ne maîtrisaient ni la fiscalité ni le reporting réglementaire britanniques, et les lacunes étaient trop grandes à combler pour une entreprise présente sur cinq marchés.

Nous étions vraiment dans une situation de cheville carrée dans un trou rond, à essayer de faire entrer la structure de Tillo dans un format standard qui ne fonctionnait tout simplement pas. C'était mur après mur après mur.

Ce que Tillo voulait, ce n'était pas une plateforme qui essaie de tout faire. Les grands monolithes « essayaient de faire absolument tout » ; Tillo avait besoin d'un socle comptable solide, bien construit, avec la marge pour reporter et rester agile à mesure que l'entreprise change de forme.

Le reporting, la nature agentique, la possibilité de configurer depuis la base pour voir exactement ce dont on a besoin.

Traversée d'une rue de la City de Londres en allant au bureau

Cette configurabilité s'est transformée en un vrai partenariat de construction. L'équipe de Tillo a travaillé directement avec l'ingénierie solutions et l'équipe produit de Light. « On disait : mais voilà comment on fonctionne, et voilà comment ça doit se passer. Et ensuite on travaillait ensemble, en partenariat, pour trouver la meilleure solution. »

Une anecdote résume la réactivité de ce partenariat. Arron Jennings a signalé qu'une fonctionnalité se trouvait dans le mauvais module de l'interface : « J'ai juste envoyé un message à quelqu'un pour dire : “Vous avez des choses dans le mauvais module, elles devraient être dans les paramètres.” Le lendemain matin, j'ai regardé, et elles n'y étaient plus. »

Harriet Stewart travaillant sur les comptes depuis un ordinateur portable

Une seule plateforme pour chaque clôture

La fin de mois est passée de 12 jours à 5. La préparation, autrefois la partie la plus lente et la plus manuelle du processus, tient désormais dans les 3 à 4 premiers jours.

Les 4 entités vivent sur une seule plateforme, une seule interface. Plus personne ne clôture une entité, se déconnecte et passe à la suivante. L'équipe travaille à l'échelle du groupe par fonction, revenus, approbations, rapprochements, chaque tâche faite une fois pour les 4 entités au lieu de 4 fois.

La gestion des entités du groupe a fait gagner des heures et des heures à chaque membre de l'équipe.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Facturation et comptes clients, sans intervention, via l'API

Tillo envoie 750 à 900 factures par mois depuis Light, directement au client via l'API, sans étape de revue dans l'interface. Ce qui était des imports CSV manuels dans QuickBooks est désormais du chiffre d'affaires inscrit dans les livres à J+1.

Nous les envoyons directement via l'API et les distribuons directement au client. Nous ne les trions ni ne les revoyons même plus dans l'interface. Ça se fait, directement.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Axes analytiques personnalisés et reporting assisté par l'IA

L'activité de Tillo s'étend sur des entités, des territoires, des devises, des produits, des projets, des centres de coûts et des départements, qui se recoupent souvent. Les axes analytiques personnalisés permettent à l'équipe de marquer les transactions sur tous ces axes et de découper les données comme un rapport l'exige.

Par-dessus vient le reporting IA de Light, que l'équipe utilise pour interroger les données en langage naturel plutôt que de construire les rapports à la main. « C'est dans la fonction de reporting, donc on peut passer par le chat en texte et obtenir de très, très bons résultats », explique Arron Jennings, Finance Transformation Manager chez Tillo. « J'ai des rapports qui font tout, des calculs de solde glissant à la récupération des axes analytiques personnalisés. »

Ce que Tillo fait tourner sur Light

Gestion des entités du groupe sur 4 entités opérationnelles.
Consolidation et clôture mensuelles.
Réévaluation des devises sur 23 devises.
Comptes clients et facturation, distribués directement via l'API.
Axes analytiques personnalisés par entité, territoire, devise, produit, projet et centre de coûts.
Reporting assisté par l'IA, par chat en texte.
Sunrise : imports de transactions en masse avec imputation assistée par l'IA et marquage des axes analytiques personnalisés.
Rapprochement bancaire sur 60+ comptes.

Travail sur le reporting financier depuis un ordinateur portable

03Le résultat

L'avenir de la finance

Tillo est passé de 20 à 160 personnes sans augmenter d'autant les effectifs de la finance, parce que Light a absorbé le travail qui exigeait autrefois plus de monde. C'est le changement, en termes simples : moins de temps à enregistrer les chiffres après coup, plus de temps à agir dessus pendant qu'ils comptent encore.

La finance a cessé d'être une fonction de back-office ennuyeuse pour devenir un acteur clé de la croissance et de la direction de l'entreprise.