KunderAI-native rekrutteringssoftwareAlva Labs

“Det er som at have et helt økonomiteam. Men det er agenter, der gør arbejdet for mig.”

Alva Labs

ERP'et lagt bag sig

Mange → én

Separate regnskabssystemer pr. selskab plus et abonnementsværktøj, erstattet af én hovedbog.

Månedsrapport

Dage → sekunder

En agent med læseadgang til Light og CRM'et samler bestyrelsesrapporten med et tryk på en knap.

Månedsafslutning

Dag 5 → dag 1

Fra afslutninger på fem dage og tabte weekender til et mål om afslutning samme dag.

Alva Labs bygger et AI-native rekrutteringssystem, så virksomheder beslutter ud fra evidens, ikke mavefornemmelse. Deres økonomiteam ville arbejde på samme måde.

“Hos Alva Labs er vi en AI-native virksomhed, og hver afdeling har ansvaret for at tage den nye måde at arbejde på til sig,” siger Finance Manager Thobias Cogrell. “Det her var min måde at gøre det på for økonomi.”

Med tre selskaber i Sverige, Norge og Storbritannien, hver på sit eget regnskabssystem, var virkeligheden før Light tung, manuel og langsom.

Kunde: Alva Labs
Branche: AI-native rekrutteringssoftware
Selskaber: Sverige, Norge, Storbritannien
Website: alvalabs.io

Thobias Cogrell, der arbejder ved sin bærbare på Alva Labs' kontor

01Udfordringen

Problemet: tre lande. Tre systemer. Én meget lang månedsafslutning.

Thobias stod for økonomien på tværs af tre juridiske enheder, der hver kørte sit eget lokale regnskabssystem. Hver månedsafslutning betød den samme rækkefølge: eksportér fra Sverige, Norge og Storbritannien, map hver fil til et fælles format, afstem forskellene og lav noget, der kunne gå til bestyrelsen.

Målet var at lukke inden for fem dage. Nogle måneder betød det weekendarbejde. Frustrationen var ikke, at arbejdet var svært. Det var, at det var nemt, gentaget og slugte den tid, Thobias havde brug for til alt det andet.

Den daglige bogføring lå også hos en ekstern konsulent, så Thobias ejede ikke transaktionerne og kunne ikke bevæge sig i forretningens tempo.

Den gamle måde: eksportér, map, håb

“Før Light havde vi flere selskaber, og hver måned var det besværligt at lukke regnskabet,” forklarer Thobias. “En masse datakonsolidering fra ét system til et andet. Man eksporterer filen fra ét regnskabssystem og et andet, kører en Excel-formel for at sikre, at alt er mappet rigtigt, og håber, at det giver mening i det endelige resultat.”

Den daglige bogføring lå hos en ekstern konsulent, en flaskehals. “De gjorde et godt stykke arbejde, men hvis jeg ville have noget nu, ejede jeg ikke transaktionen.” Målet var at lukke på dag fem; virkeligheden var ofte weekender. “Jeg har måttet arbejde i weekender for at sikre, at vi var klar til mandag. Det er en tidskrævende proces.”

Frustrationen var strukturel. “Ét selskab siger saldo X, et andet siger Y, og det stemmer ikke, så man graver sig ned i, hvorfor der er en difference mellem tre systemer, der burde tale sammen, men ikke gør det. Det er den gamle måde at arbejde på, og den skaber hovedpinen i stedet for at løse den.”

02Visionen

At finde et AI-native system

“Som alle andre i økonomi indså jeg, hvor mange timer der gik til manuelt arbejde,” siger Thobias. “Jeg så AI-native virksomheder løse problemer på andre områder og tænkte, at der måtte findes noget til økonomi. Så jeg spurgte ChatGPT, hvilket regnskabssystem der var det mest AI-native og automatiserede derude, lavede en sammenligning og endte med Light.”

Den første demo gjorde stort indtryk. “Det, der blæste mig omkuld, var konsolideringen mellem flere selskaber, og hvor nemt det var. Ikke flere regneark fra Storbritannien og Norge til Sverige, men ét system, der klarer det hele.” Beslutningen var nem: “Light gav os alt, hvad vi havde brug for, i ét system. Rent omkostningsmæssigt gav det mening, og målt på tid brugt pr. afslutning gav det mening.”

Ikke et gammeldags ERP

“Vi er en hurtigt voksende virksomhed, der har brug for, at tingene bliver implementeret hurtigt,” siger Thobias. “Flere lokale regnskabssystemer skalerer ikke med vores vækst, og det gør et stort, gammeldags ERP heller ikke. Vi har brug for, at regnskabssystemet er agilt og skalerer på den måde, vi arbejder på, ikke at vi designer vores virksomhed efter, hvordan de store ERP'er er designet. Det er flaskehalsen ved de systemer.”

Det kører Alva Labs på Light

Konsolidering og koncernintern eliminering på tværs af det svenske, norske og britiske selskab på én hovedbog.
Den månedlige bestyrelsesrapport bygget af en cloud-agent, der læser Light og CRM'et. Én knap, færdig på sekunder.
Indtægtsføring og udskudt indtægt automatiseret: skabeloner sat op én gang ved onboarding og derefter anvendt på hver faktura.
Budget mod faktiske tal fulgt af agenten, så man med det samme ser, hvor og hvorfor virksomheden har brugt for meget.
Opdateret regnskab hver dag i stedet for en økonomifunktion bygget op om én månedlig afslutning.
Udlægshåndtering flytter ind i Slack for resten af organisationen.

Thobias Cogrell ved en bærbar på Alva Labs' kontor i Stockholm

03Løsningen

Når det først er sat op, kører det af sig selv

Alva Labs sælger SaaS-kontrakter på 12 måneder og derover. At indtægtsføre den omsætning korrekt, måned for måned over kontraktperioden, er ikke til forhandling. Før Light krævede det manuel opmærksomhed hver måned. Nu sætter Thobias skabelonerne op én gang under onboardingen. Når en faktura oprettes, læser Light kontraktperioden fra fakturalinjen og indtægtsfører automatisk over de rigtige måneder.

De to ting, der betyder mest i en økonomifunktion, er nøjagtighed og hastighed, i den rækkefølge. Automatiseret indtægtsføring fjerner risikoen for menneskelige fejl fra den mest compliance-kritiske del af jobbet. Den bliver simpelthen ikke glemt.

Thobias Cogrell, Finance Manager hos Alva Labs

04Resultatet

Hovedpine svarende til ét selskab

“Det er meget mindre hovedpine. Selv om vi er tre selskaber, er det, som om jeg driver en økonomiafdeling for ét selskab, og alle i økonomi kender fordelen ved det.”

Agenten ændrede selve arbejdet. “Det er som at have et team af medarbejdere, men det er faktisk bare agenter, der laver det gentagne og manuelle arbejde for mig, og også den strukturerede analyse. Det gør det muligt for mig at lave så meget mere end at knuse tal. Jeg kan lave det strategiske arbejde, og det er enhver økonomiafdelings mål.”

Thobias CogrellFinance Manager, Alva Labs

Alt handler om hastighed og nøjagtighed, og det er derfor, jeg købte Light. At have alt under ét tag er et utroligt stærkt værktøj.