KunderInfrastruktur til gavekort og belønningerTillo

Efter 2 mislykkede ERP-implementeringer så Tillo Light.

ERP'et lagt bag sig

Otte → Én

7 instanser af QuickBooks og 1 af Xero, samlet i én hovedbog på tværs af alle drifts- og ikke-driftsselskaber.

Månedsafslutning

Dag 12 → dag 5

Fra afslutninger på 12 dage til en afslutning på 5 dage, med forberedelsen klaret i de første 3 til 4 dage.

Omsætning

Manuelt → Automatiseret

Manuelle månedlige uploads erstattet af omsætning, der står live i regnskabet på T+1.

Tillo er infrastrukturen bag gaver og belønninger: en B2B-markedsplads, der forbinder brands med partnere i 23 lande gennem 4 handelsselskaber.

Partnere indsætter midler på en Tillo Hub-konto og trækker på dem til køb af gavekort fra tusindvis af brands via Tillos API. Platformen skal håndtere milliarder af USD på tværs af 23 valutaer, med 5 til 15 millioner månedlige transaktioner afhængigt af sæsonen: Black Friday og jul presser volumen mest.

Fra sit hub i Hove på den engelske sydkyst er Tillo vokset fra 20 personer til omkring 160, med teams i Austin, Cape Town og Australien. Økonomifunktionen skulle indhente den vækst og derefter komme foran den.

Kunde: Tillo
Branche: Infrastruktur til gavekort og belønninger
Selskaber: 4 drifts- og koncernselskaber i Storbritannien, USA, Australien og Sydafrika
Website: tillo.io

Der skrives på en bærbar, mens en hovedbog med transaktioner gennemgås

01Udfordringen

Problemet: 8 hovedbøger, 2 mislykkede ERP'er, afslutninger på 12 dage

Før Light kørte Tillo økonomien på 3 instanser af QuickBooks. Det voksede til 7, plus 1 af Xero: software bygget til enkeltmandsvirksomheder, der skulle holde sammen på en forretning med 4 selskaber og 23 valutaer. Det kunne ikke holde.

2 ERP-implementeringer var allerede mislykkedes, NetSuite iblandt, og begge døde samme død: hver ændring en ny arbejdsbeskrivelse, hvert spørgsmål en konsultation, hver måned en forsinkelse. Efter 3 år prøvede teamet stadig at presse Tillos driftsmodel ind i en struktur, der aldrig passede.

Månedsafslutningen tog 12 dage i en god måned, og det meste af tiden gik med at logge ind i 8 separate hovedbøger, trække data ud i hånden og samle ledelsesregnskabet i et regneark.

02Løsningen

Løsningen: en stærk regnskabskerne, ikke endnu en monolit

Tillo gik tilbage på markedet med en bred søgning: NetSuite, leverandøren bag en af de mislykkede implementeringer, de etablerede aktører og en nyere bølge af teknologidrevne økonomiplatforme. Amerikanske ERP'er røg tidligt af listen: de havde ikke styr på britisk skat eller lovpligtig rapportering, og hullerne var for store at lappe for en forretning, der handler på fem markeder.

Vi stod virkelig med en firkantet klods og et rundt hul, hvor vi prøvede at presse Tillos forretningsstruktur ind i et one-size-fits-all-format, der bare ikke virkede. Det var mur efter mur efter mur.

Det, Tillo ville have, var ikke en platform, der prøvede at gøre alting. De store monolitter “prøvede at gøre absolut alting”: Tillo havde brug for en stærk regnskabskerne, bygget godt, med plads til at rapportere og forblive agil, efterhånden som forretningen skiftede form.

Rapporteringen, det agentiske, muligheden for at konfigurere fra bunden, så man kan se præcis det, man har brug for.

På vej over en gade i City of London på vej til kontoret

Den konfigurerbarhed blev til et ægte samarbejde om at bygge. Tillos team arbejdede direkte med Lights solution engineering- og produktteam. “Vi sagde: men sådan arbejder vi, og sådan skal det ske. Og så arbejdede vi sammen i partnerskab om at finde den bedste løsning.”

Én historie opsummerer, hvor lydhørt det partnerskab har været. Arron Jennings gjorde opmærksom på, at en funktion lå i det forkerte modul i brugerfladen: “Jeg skrev bare til en og sagde: ‘I har ting liggende i det forkerte modul, de burde ligge under indstillinger.’ Næste morgen kiggede jeg, og så var det væk.”

Harriet Stewart, der arbejder sig gennem regnskabet på en bærbar

Én platform til hver afslutning

Månedsafslutningen er gået fra 12 dage til 5. Forberedelsen, som før var den langsomste og mest manuelle del af processen, ligger nu inden for de første 3 til 4 dage.

Alle 4 selskaber ligger på én platform, i én brugerflade. Ingen lukker længere et selskab, logger ud og starter på det næste. Teamet arbejder på tværs af koncernen efter funktion, omsætning, godkendelser, afstemninger, hver udført én gang for alle 4 selskaber i stedet for 4 gange.

Koncernhåndteringen af selskaber har sparet hvert eneste medlem af teamet for timer og atter timer.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Fakturering og debitorer, helt automatisk over API'et

Tillo sender 750 til 900 fakturaer om måneden ud af Light, direkte over API'et til kunden, uden et gennemgangstrin i brugerfladen. Det, der før var manuelle CSV-uploads til QuickBooks, er nu omsætning, der står i regnskabet på T+1.

Vi sender dem direkte over API'et og distribuerer dem direkte til kunden. Vi sorterer eller gennemgår dem ikke engang i brugerfladen længere. Det sker bare direkte.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Tilpassede dimensioner og AI-drevet rapportering

Tillos forretning går på tværs af selskaber, territorier, valutaer, produkter, projekter, omkostningssteder og afdelinger, ofte overlappende. Tilpassede dimensioner lader teamet tagge transaktioner på tværs af dem alle og skære data, som en rapport har brug for.

Ovenpå ligger Lights AI-rapportering, som teamet bruger til at forespørge data i almindeligt sprog i stedet for at bygge rapporter i hånden. “Det ligger i rapportfunktionen, så man kan lave text to chat og få virkelig, virkelig gode resultater,” siger Arron Jennings, Finance Transformation Manager hos Tillo. “Jeg har rapporter, der gør alt fra løbende saldoberegninger til at trække tilpassede dimensioner ind.”

Det kører Tillo på Light

Koncernstyring af 4 driftsselskaber.
Konsolidering og månedsafslutning.
Valutaomregning på tværs af 23 valutaer.
Debitorer og fakturering, distribueret direkte over API.
Tilpassede dimensioner på tværs af selskab, territorium, valuta, produkt, projekt og omkostningssted.
AI-drevet rapportering med text to chat.
Sunrise: masseupload af transaktioner med AI-assisteret kontering og tagging med tilpassede dimensioner.
Bankafstemning på tværs af 60+ konti.

Der arbejdes med økonomirapportering på en bærbar

03Resultatet

Fremtidens økonomifunktion

Tillo voksede fra 20 personer til 160 uden at skalere antallet af medarbejdere i økonomi tilsvarende, fordi Light opsugede det arbejde, der før krævede flere folk. Det er skiftet sagt ligeud: mindre tid på at registrere tal bagefter, mere tid på at handle på dem, mens de stadig betyder noget.

Økonomi holdt op med at være en kedelig backoffice-funktion og blev en central drivkraft for vækst og retning.