KunderInfrastruktur for gavekort og belønningerTillo

Etter 2 mislykkede ERP-implementeringer så Tillo Light.

ERP-fri

Åtte → én

7 instanser av QuickBooks og 1 av Xero, slått sammen til én hovedbok for alle selskaper, både med og uten drift.

Månedsavslutning

Dag 12 → Dag 5

Fra avslutninger på 12 dager til en avslutning på 5 dager, med forarbeidet gjort de første 3 til 4 dagene.

Inntekter

Manuelt → automatisert

Manuelle månedlige opplastinger erstattet av inntekter som står i regnskapet på T+1.

Tillo er infrastrukturen bak gaver og belønninger: en B2B-markedsplass som kobler merkevarer med partnere i 23 land, gjennom 4 driftsselskaper.

Partnere setter inn midler på en Tillo Hub-konto og trekker ned kjøp av gavekort fra tusenvis av merkevarer via Tillos API. Plattformen må håndtere milliarder av USD, på tvers av 23 valutaer, med 5 til 15 millioner transaksjoner i måneden avhengig av sesong. Black Friday og jul gir det høyeste volumet.

Fra knutepunktet sitt i Hove på den engelske sørkysten har Tillo vokst fra 20 personer til rundt 160, med team i Austin, Cape Town og Australia. Økonomifunksjonen måtte ta igjen den veksten, og deretter komme i forkant av den.

Kunde: Tillo
Bransje: Infrastruktur for gavekort og belønninger
Selskaper: 4 drifts- og konsernselskaper i Storbritannia, USA, Australia og Sør-Afrika
Nettsted: tillo.io

Skriving på en bærbar PC mens en hovedbok med transaksjoner gjennomgås

01Utfordringen

Problemet: 8 hovedbøker, 2 mislykkede ERP-er, avslutninger på 12 dager

Før Light drev Tillo økonomien på 3 instanser av QuickBooks. Det vokste til 7, pluss 1 av Xero: programvare bygget for enkeltpersonforetak, som holdt sammen en virksomhet med 4 selskaper og 23 valutaer. Det kunne ikke holde.

2 ERP-implementeringer hadde allerede mislyktes, NetSuite blant dem, og begge døde samme død: hver endring en ny arbeidsbeskrivelse, hvert spørsmål en konsultasjon, hver måned en forsinkelse. Etter 3 år prøvde teamet fortsatt å presse Tillos driftsmodell inn i en struktur som aldri passet.

Månedsavslutningen tok 12 dager i en god måned, mesteparten brukt på å logge inn i 8 separate hovedbøker, hente ut data for hånd og sette sammen ledelsesrapporten i et regneark.

02Løsningen

Løsningen: en sterk regnskapskjerne, ikke enda en monolitt

Tillo gikk tilbake til markedet med et bredt søk: NetSuite, leverandøren bak en av de mislykkede implementeringene, de etablerte aktørene og en nyere bølge av teknologitunge økonomiplattformer. Amerikanske ERP-er ble strøket tidlig: de hadde ikke fått britisk skatt eller lovpålagt rapportering på plass, og hullene var for store å tette for en virksomhet som handler i fem markeder.

Vi hadde virkelig en situasjon med en firkantet kloss i et rundt hull, der vi prøvde å presse Tillos forretningsstruktur inn i et format som skulle passe alle, men som bare ikke fungerte. Det var vegg etter vegg etter vegg.

Det Tillo ville ha, var ikke en plattform som prøvde å gjøre alt. De store monolittene “prøvde å gjøre absolutt alt”. Tillo trengte en sterk regnskapskjerne, godt bygget, med rom for å rapportere og være smidig etter hvert som virksomheten endret form.

Rapporteringen, det agentdrevne, muligheten til å konfigurere fra grunnen av, så man kan se på nøyaktig det man trengte.

På vei over en gate i City of London på vei til kontoret

Den konfigurerbarheten ble til et ekte byggepartnerskap. Tillos team jobbet direkte med Lights løsningsingeniører og produktteam. “Vi sa: men det er slik vi driver, og det er slik det må skje. Og så jobbet vi sammen i partnerskap for å finne den beste løsningen.”

Én historie oppsummerer hvor raskt partnerskapet har respondert. Arron Jennings påpekte at en funksjon lå i feil modul i brukergrensesnittet: “Jeg sendte bare en melding til noen og sa: ‘Dere har ting som ligger i feil modul, de burde ligge under innstillinger.’ Neste morgen så jeg etter, og da var det borte.”

Harriet Stewart går gjennom regnskapet på en bærbar PC

Én plattform for hver avslutning

Månedsavslutningen har gått fra 12 dager til 5. Forberedelsene, tidligere den tregeste og mest manuelle delen av prosessen, er nå ferdige innen de første 3 til 4 dagene.

Alle 4 selskaper ligger i én plattform, ett brukergrensesnitt. Ingen avslutter et selskap, logger ut og starter på det neste lenger. Teamet jobber på tvers av konsernet etter funksjon, inntekter, godkjenninger, avstemminger, hver gjort én gang for alle 4 selskaper i stedet for fire ganger.

Konsernhåndteringen av selskapene har spart hver eneste på teamet for time etter time.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Fakturering og kundefordringer, uten manuelt arbeid over API-et

Tillo sender 750 til 900 fakturaer i måneden ut av Light, rett over API-et til kunden, uten et gjennomgangssteg i brukergrensesnittet. Det som før var manuelle CSV-opplastinger til QuickBooks, er nå inntekter som står i regnskapet på T+1.

Vi sender dem direkte over API-et og distribuerer dem direkte til kunden. Vi sorterer eller gjennomgår dem ikke engang i brukergrensesnittet lenger. Det bare skjer direkte.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Egendefinerte dimensjoner og AI-drevet rapportering

Tillos virksomhet går på tvers av selskaper, territorier, valutaer, produkter, prosjekter, kostnadssteder og avdelinger, ofte overlappende. Egendefinerte dimensjoner lar teamet merke transaksjoner på tvers av alle disse og snitte dataene slik en rapport trenger.

Oppå det ligger Lights AI-rapportering, som teamet bruker til å spørre i dataene med vanlige ord i stedet for å bygge rapporter for hånd. “Det ligger i rapportfunksjonen, så du kan skrive i en chat og få virkelig, virkelig gode resultater,” sier Arron Jennings, Finance Transformation Manager i Tillo. “Jeg har rapporter som gjør alt fra løpende saldoberegninger til å hente inn egendefinerte dimensjoner.”

Dette kjører Tillo på Light

Konsernhåndtering av 4 driftsselskaper.
Konsolidering og månedsavslutning.
Valutaomregning på tvers av 23 valutaer.
Kundefordringer og fakturering, distribuert direkte over API.
Egendefinerte dimensjoner på tvers av selskap, territorium, valuta, produkt, prosjekt og kostnadssted.
AI-drevet rapportering fra tekst til chat.
Sunrise: masseopplasting av transaksjoner med AI-assistert kontering og merking med egendefinerte dimensjoner.
Bankavstemming på tvers av 60+ kontoer.

Arbeid med økonomirapportering på en bærbar PC

03Resultatet

Fremtidens økonomifunksjon

Tillo vokste fra 20 personer til 160 uten å øke antallet ansatte i økonomi tilsvarende, fordi Light tok arbeidet som før krevde flere folk. Det er skiftet enkelt sagt: mindre tid på å registrere tall i etterkant, mer tid på å handle på dem mens de fortsatt betyr noe.

Økonomi sluttet å være en kjedelig back office-funksjon og ble en nøkkelspiller i å drive vekst og retning.