KunderAI-nativ rekryteringsmjukvaraAlva Labs

”Det är som att ha ett helt ekonomiteam. Men det är agenter som gör jobbet åt mig.”

Alva Labs

Bort från ERP:t

Många → en

Separata bokföringssystem per bolag, plus ett abonnemangsverktyg, ersatta av en enda huvudbok.

Månadsrapport

Dagar → sekunder

En agent med läsbehörighet till Light och CRM:et sammanställer styrelserapporten med en knapptryckning.

Månadsbokslut

Dag 5 → dag 1

Från bokslut på fem dagar och förlorade helger till ett mål om bokslut samma dag.

Alva Labs bygger ett AI-nativt rekryteringssystem så att företag beslutar på bevis, inte magkänsla. Deras ekonomiteam ville arbeta på samma sätt.

”På Alva Labs är vi ett AI-nativt företag, och varje avdelning ansvarar för att ta till sig det nya sättet att arbeta,” säger Finance Manager Thobias Cogrell. ”Det här var mitt sätt att göra det för ekonomi.”

Med tre bolag i Sverige, Norge och Storbritannien, vart och ett på sitt eget bokföringssystem, var verkligheten före Light tung, manuell och långsam.

Kund: Alva Labs
Bransch: AI-nativ rekryteringsmjukvara
Bolag: Sverige, Norge, Storbritannien
Webbplats: alvalabs.io

Thobias Cogrell arbetar vid sin laptop på Alva Labs kontor

01Utmaningen

Problemet: tre länder. Tre system. Ett mycket långt månadsbokslut.

Thobias skötte ekonomin för tre juridiska bolag, vart och ett med sitt eget lokala bokföringssystem. Varje månadsbokslut innebar samma sekvens: exportera från Sverige, Norge och Storbritannien, mappa varje fil till ett gemensamt format, stämma av skillnaderna och ta fram något som kunde gå till styrelsen.

Målet var att stänga inom fem dagar. Vissa månader innebar det helgarbete. Frustrationen var inte att arbetet var svårt. Det var att det var enkelt, repetitivt och åt upp den tid Thobias behövde för allt annat.

Den löpande bokföringen låg dessutom hos en extern konsult, så Thobias ägde inte transaktionerna och kunde inte röra sig i verksamhetens tempo.

Det gamla sättet: exportera, mappa, hoppas

”Före Light hade vi flera bolag, och varje månad var det ett krångel att stänga böckerna,” förklarar Thobias. ”Mycket datakonsolidering från ett system till ett annat. Man exporterar filen från ett bokföringssystem och ett annat, kör en Excel-formel för att se till att allt är mappat på rätt sätt och hoppas att det blir begripligt i slutresultatet.”

Den löpande bokföringen låg hos en extern konsult, en flaskhals. ”De gjorde ett bra jobb, men om jag ville ha något nu ägde jag inte transaktionen.” Målet var att stänga senast dag fem; verkligheten var ofta helger. ”Jag har fått jobba helger för att se till att vi hade det klart till måndag. Det är en tidskrävande process.”

Frustrationen var strukturell. ”Ett bolag säger saldo X, ett annat säger Y, och det går inte ihop, så man gräver ner sig för att se varför det finns en differens mellan tre system som borde prata med varandra, men inte gör det. Det är det gamla sättet att arbeta, och det skapar huvudvärken i stället för att lösa den.”

02Visionen

Att hitta ett AI-nativt system

”Som alla inom ekonomi insåg jag hur många timmar som gick till manuellt arbete,” säger Thobias. ”Jag såg AI-nativa företag lösa problem på andra områden och tänkte att det måste finnas något för ekonomi. Så jag frågade ChatGPT vilket som var det mest AI-nativa, automatiserade bokföringssystemet som fanns, gjorde en jämförelse och landade i Light.”

Den första demon slog hårt. ”Det som fick mig att tappa hakan var konsolideringen mellan flera bolag, och hur enkel den var. Inga fler kalkylblad från Storbritannien och Norge till Sverige, utan ett system som gör allt.” Beslutet var enkelt: ”Light gav oss allt vi behövde i ett system. Ur ett kostnadsperspektiv var det vettigt, och sett till tiden per bokslut var det vettigt.”

Inte ett gammalt ERP

”Vi är ett snabbväxande företag som behöver få saker implementerade snabbt,” säger Thobias. ”Flera lokala bokföringssystem skalar inte med vår tillväxt, och det gör inte ett stort gammalt ERP heller. Vi behöver att bokföringssystemet är rörligt och skalar så som vi arbetar, inte att vi designar vårt företag efter hur de stora ERP-systemen är designade. Det är flaskhalsen med de systemen.”

Det här kör Alva Labs på Light

Konsolidering och eliminering av koncerninterna poster över det svenska, norska och brittiska bolaget på en huvudbok.
Den månatliga styrelserapporten byggd av en molnagent som läser Light och CRM:et. En knapp, klart på sekunder.
Intäktsredovisning och periodiserade intäkter automatiserade: mallar som sätts en gång vid onboardingen och sedan tillämpas på varje faktura.
Budget mot utfall följt av agenten, som direkt ser var och varför företaget överskred budgeten.
Uppdaterade böcker varje dag, i stället för en ekonomifunktion byggd kring ett enda månadsbokslut.
Utgiftshantering som flyttar in i Slack för den bredare organisationen.

Thobias Cogrell vid en laptop på Alva Labs kontor i Stockholm

03Lösningen

När det väl är uppsatt sköter det sig självt

Alva Labs säljer SaaS-avtal på 12 månader eller mer. Att redovisa den intäkten korrekt, månad för månad över avtalsperioden, är inte förhandlingsbart. Före Light krävde det manuell uppmärksamhet varje månad. Nu sätter Thobias upp mallarna en gång under onboardingen. När en faktura skapas läser Light avtalsperioden från fakturaraden och redovisar intäkten automatiskt över rätt månader.

De två saker som betyder mest i en ekonomifunktion är träffsäkerhet och hastighet, i den ordningen. Automatiserad intäktsredovisning tar bort risken för mänskliga fel i den mest compliance-kritiska delen av jobbet. Den missas helt enkelt inte.

Thobias Cogrell, Finance Manager på Alva Labs

04Resultatet

Huvudvärk som för ett enda bolag

”Det är mycket mindre huvudvärk. Trots att vi är tre bolag känns det som att jag driver en ekonomiavdelning för ett enda bolag, och alla inom ekonomi vet vilken fördel det är.”

Agenten förändrade själva arbetet. ”Det är som att ha ett team av medarbetare, men i själva verket är det bara agenter som gör det repetitiva och manuella arbetet åt mig, och den strukturerade analysen också. Det gör att jag kan göra så mycket mer än att räkna siffror. Jag kan göra det strategiska arbetet, vilket är varje ekonomiavdelnings mål.”

Thobias CogrellFinance Manager, Alva Labs

Allt handlar om snabbhet och precision, och det är därför jag köpte Light. Att ha allt under ett tak är ett så kraftfullt verktyg.