AppTweak halverade sin bokslutstid på Light och planerar att växa utan nya anställningar

AppTweak drev redan på AI i hela verksamheten. Ekonomifunktionen använde Claude för att köra modeller och avstämningar i Excel, men det låg utanför huvudboken. Teamet ville ha AI som arbetar inne i ekonomisystemet, inte vid sidan av det.

Bankerna kopplas nu direkt till Light. Agenter matchar varje transaktion mot rätt konto, så den månatliga rundan med nedladdningar, importer och PDF-matchning är borta.

P&L:en är inte längre begränsad till några få avdelningar. AppTweak kopplar varje typ av kostnad till egna nivåer, så rapporteringen vid månadsbokslut och årsbokslut går djupare och når styrelsen snabbare.

AppTweak har anställda runt om i världen, i olika lönesystem och under olika lagstiftning. Belgien har de mest komplexa reglerna. SD Worx-appen hämtar belgiska lönedata och lönespecifikationer in i Light. Deel-appen gör samma sak för de många medarbetare som är kontrakterade via Deel, och kopplar varje person och varje kostnad till rätt kategori.

Teamets jobb har gått från att bygga om data till att kontrollera att varje app är synkad.

AppTweaks purchase-to-pay-process går genom flera nivåer av bedömning och godkännande. En ekonomikonsult hade kartlagt den i en översiktlig presentation.

Guillaume laddade först upp presentationen som en PDF. Light byggde utifrån den, men bilderna saknade detaljerna för ett komplett arbetsflöde. Sedan skrev han ut processen i ett textdokument, med varje steg och varje regel han ville ha. Light läste det och byggde alla fyra P2P-arbetsflödena på en gång.

Med arbetsflödena på plats byggde Guillaume en agent som kör uppgifter inuti dem. Det var hans första agent i Light. Han byggde den i dialog med Lights AI-chat, som också hjälpte honom att testa den. Ett par timmar senare var den i drift.

Varje agent ber om godkännande innan den bokför en post eller utför en åtgärd. Teamet granskar före och efter varje körning, och varje steg en agent tar loggas. För en huvudbok som ligger till grund för de finansiella rapporterna är det revisionsspåret det som gör att teamet kan utöka sitt förtroende en månad i taget.

Under implementationen tyckte Guillaume att Lights standardonboarding av leverantörer var för smal för ISO 27001. Han satt en timme med sin implementationsansvariga och gick igenom den nuvarande processen, kontrollerna som behövdes och resultatet han ville nå.

Den implementationsansvariga såg ett användningsfall som andra kunder skulle ha. Light föreslog att bygga det som en app för The Light App Store. Light stod för bygget och Guillaume bidrog med detaljerna i det operativa.

Appen är nu tillgänglig för alla Lights kunder. Varje leverantörs säkerhetskontroller, juridiska kontroller och riskkartläggning finns på ett och samma ställe, kopplade till huvudboken, utan dubbelregistrering.

Japan och Indien kommer in i huvudboken efter Belgien och USA. Fler agenter följer i takt med att teamets förtroende växer, och 2 eller 3 verktyg till står på listan för att avvecklas. Målet är en ekonomifunktion som skalar med bolaget utan att växa i antal anställda.