KunderB2B-data & go-to-market-insikterOcean.io

”Det är verkligen så, så enkelt.”

Ocean.io

Månadsbokslut

Ner 60%

Konsolideringen slutade bero på två olika kontoplaner och blev omedelbar.

Ekonomiteam

3 personer, 2 bolag

En CFO, en deltidskollega och en extern bokförare, utan planer på att anställa fler.

Leverantörsreskontra

Manuellt → automatiskt

Fakturor delas upp på rätt resultatkonton av AI-regler, innan någon behöver kontrollera dem.

Ocean.io är en global plattform för B2B-data och go-to-market-insikter, som används av sälj- och marknadsteam för att identifiera, rikta in sig på och vinna rätt kunder, i Danmark och USA.

Kristoffer började som CFO på Ocean.io för nio månader sedan, efter att tidigare ha drivit ekonomin på ett annat danskt, nordiskt SaaS-företag. Ocean drivs som två bolag, Danmark och USA, som egentligen är ett företag som verkar på två platser, inte två separata verksamheter som ska skötas var för sig.

Så såg inte ekonomistacken på det. Danmark och USA delade inte ens kontoplan.

Kund: Ocean.io
Bransch: B2B-data & go-to-market-insikter
Bolag: Danmark, USA
Webbplats: ocean.io

01Utmaningen

Problemet: två bolag, två uppsättningar böcker, ingen gemensam sanning

Före Light körde Ocean QuickBooks i USA och e-conomic i Danmark, vid sidan av Pleo för betalningar och Corepay för resten. ”När jag började hade vi inte ens samma kontoplan,” säger Kristoffer. ”Hela konsolideringsbiten fungerade helt enkelt inte särskilt bra.”

Kostnaden var inte bara tid. Det var förtroendet för siffrorna. ”Jag visste att rapporteringen vi gjorde, siffrorna vi tittade på, inte bara för extern rapportering utan bara för att titta på verksamheten, inte stämde. Det var svårt att ens svara på hur mycket vi lade på en viss avdelning.”

Ocean är inte två företag. ”Vi är inte två olika företag, vi är bara två olika bolag. Det är inte rimligt att titta på saker i olika verktyg och på olika ställen.”

02Lösningen

Konsolidering, först

”Konsolideringen av flera bolag, det är det jag verkligen, verkligen gillar med Light,” säger Kristoffer. Det var också skälet till att han valde det. ”Eftersom konsolideringsbiten var så viktig för oss var det helt logiskt att välja ett verktyg som hade den inbyggd från början. Det gjorde mig lugn inför andra saker som inte fanns ännu. Det är inte ett tio år gammalt verktyg, jag förstår att det finns funktioner kvar att bygga ut, men att ha det fokuset från början gjorde valet självklart.”

Han letade inte heller efter ett större, mer komplext system. ”Vi behöver inte en massa komplicerade saker. Vi behöver bara någon som förstår hur det är att bygga ett företag som skalar snabbt, har mer än ett bolag och inte vill lägga mycket tid på den administrativa delen. Ekonomifunktionen på Ocean finns för att hjälpa till att driva verksamheten, inte bara för att se till att siffrorna stämmer och rapportera det till någon.”

Oceans ekonomistack

Oceans ekonomistack före Light: separata verktyg för intäktsredovisning, HRM, inköpsordrar, CRM, FP&A, leverantörsreskontra, utlägg och bankkopplingar byggda runt e-conomic, Excel och QuickBooks. Oceans ekonomistack med Light: HRM, CRM, FP&A och bank, alla anslutna direkt till Light-plattformen.

Leverantörsreskontra som konterar sig själv

”Jag gillar verkligen att jag automatiskt kan dela upp en faktura på rätt resultatkonton från början, att jag bara kan sätta upp det. Så fort den är attesterad ligger den redan på rätt ställe. Det sparar massor av tid, och jag behöver inte lägga mycket tid på att kontrollera eller se till att saker stämmer, eftersom jag kan definiera i förväg hur det ska vara.”

Attester går nu via Slack i stället för ett ekonomisystem som ingen utanför teamet öppnar. Bankbetalningar hanteras fortfarande via Stripe för de flesta transaktioner, medan Light driver leverantörsreskontran och allt annat som rör bokföringen.

Support som känns som att den betyder något

”Jämfört med det vi hade förut är det i en helt annan liga. Jag kan bara skriva i Slack så svarar någon inom några minuter. Det är skönt att känna att man tas på allvar som kund, att det ibland är vd:n, ibland en utvecklare, ibland någon jag aldrig hört talas om förut. Om något inte fungerar är det kod röd för Light-teamet.”

Det här kör Ocean.io på Light

Konsolidering av flera bolag över Danmark och USA på en gemensam kontoplan, omedelbart i stället för manuellt.
AI-regler som delar upp inkommande fakturor på rätt resultatkonton innan någon granskar dem.
Leverantörsattester hanterade i Slack, med en direkt konversationstråd på varje faktura som ifrågasätts.
Nya leverantörer skapas automatiskt från den inkommande fakturan, med uppgifter ifyllda för granskning.
Leverantörsreskontra och allmän bokföring körs genom Light, med Stripe som sköter de flesta betalningarna.
Ett ekonomiteam som förblivit lika stort sedan bytet, utan planerade anställningar.

03Resultatet

Ekonomi som skalar utan fler anställda

”Jag känner att vi kan skala, att jag kan lägga mycket mindre tid på att bara se till att saker rullar, på administration helt enkelt, och mycket mer tid på den kommersiella sidan av verksamheten. Jag känner mycket större kontroll över de konsoliderade siffrorna än jag gjorde före Light.”

På frågan om teamet skulle klara att verksamheten växer fem eller tio gånger: ”Jag ser inte varför inte. Jag ser inte vad ytterligare en person skulle göra i den uppsättning vi har nu. Det är så lite underhåll och så lite manuellt arbete vi behöver göra.”

KristofferCFO, Ocean.io

Det är svårt att hitta glädje i en bokföringsplattform, men Light lyckas faktiskt med det för mig, på ett sätt jag aldrig upplevt med något verktyg i den här branschen.