“We hebben het bedrijf verdubbeld en het financeteam bleef op drie mensen.”

De contractvoorwaarden van All Gravy waren altijd te specifiek om door standaardtools correct te laten genereren, en daarom bleef de facturatie zo lang handmatig in e-conomic. Het team bouwde een eigen CPQ-tool en koppelde die rechtstreeks aan Light. Een contract wordt gesloten in HubSpot, en de factuur wordt gegenereerd zonder dat iemand een cijfer opnieuw invoert.

Dat is een financeteam dat bouwt op het grootboek in plaats van eromheen te werken, en het weerspiegelt de vorm die hun eigen product bij klanten aanneemt.

Facturen komen per e-mail binnen en de AI van Light leest en codeert ze bij aankomst. Niemand opent ze. Niemand typt ze over.

Crediteuren en debiteuren staan nu op één subgrootboek voor alle vier de entiteiten. Goedkeuringen en vergoedingen lopen via Slack, zodat ze terechtkomen waar het team al is.

“Ik zit in de metro en heb niets anders te doen, dus daar loop ik mijn goedkeuringen door,” zegt Sebastian. “Het past in de workflow die we al hebben, in plaats van ons te vragen een nieuwe te bouwen.”

Hij herleidt dat tot het moment waarop het systeem is gebouwd. “Toen ik in februari begon, zaten we op een kantelpunt met AI. Systemen die in de vorige eeuw zijn gebouwd, kunnen het niet op dezelfde manier integreren, omdat het nooit organisch deel uitmaakte van hoe ze zijn gebouwd. Light is AI-first gebouwd, en dat zie je terug in de ervaring.”

Incasso betekende vroeger saldi downloaden, een lijst samenstellen, de historie met elke klant teruglezen en elke herinnering met de hand schrijven. Het is laagwaardig werk dat een hele financedag opslokt.

All Gravy draait aanmaningen als een agent in Light. De agent volgt openstaande saldi over alle vier de entiteiten, leest de correspondentiehistorie met elke klant, en stelt de herinneringen op en verstuurt ze.

De maandafsluiting duurt nu ongeveer vijf dagen.

De maandafsluiting duurt nu ongeveer vijf dagen. “Onze afsluiting was vroeger een kwelling. Veel systemen, veel boekhouders, veel plekken waar het hele proces kon vastlopen,” zegt Sebastian. “Vijf dagen is goed voor een bedrijf van onze omvang, en we halen dat zonder dat iemand aan het einde van de maand de hele nacht opblijft.”

Balance, de boekhoudpartner van All Gravy, besteedt 30 tot 40% minder tijd aan de boeken dan voorheen. Die vergelijking is nog gunstig voor de oude stack, want All Gravy verdubbelde in dezelfde periode. Twee keer zoveel bedrijf, en de mensen die de boeken bijhouden besteden er een derde minder tijd aan.

De volgende wensen liggen al op tafel. Volledige automatisering over elk betaalnetwerk. Een live treasury-overzicht over elke gekoppelde bankrekening, dat laat zien wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat het bedrijf in kas heeft, zonder te wachten tot de afsluiting het vertelt.