Nieuw Maak kennis met het Light-partnerportaalPartnerportaal Sluit je aan bij de beweging

KlantenApp store-optimalisatie en marktinformatieAppTweak

AppTweak halveerde zijn maandafsluiting op Light en wil opschalen zonder nieuwe mensen aan te nemen

Maandafsluiting

Gehalveerd

De maandafsluiting duurde vroeger tot 12 dagen. Met bankkoppelingen, loonadministratie, btw en uitgaven in één grootboek heeft AppTweak dat gehalveerd.

Tools uitgefaseerd

Drie

AppTweak verwacht er nog 2 of 3 uit te faseren zodra Light die overneemt.

Eerste agent

2 uur

Guillaume bouwde hem in gesprek met de AI-chat van Light, die hem ook hielp bij het testen.

AppTweak ran finance on an ERP chosen for its majority shareholder, a media group. Bank reconciliation was manual, vendor risk lived in a spreadsheet, and every new supplier was entered twice. On Light, agents reconcile the banks, the close takes half the time, and the CFO built his first agent in a couple of hours.

AppTweak is het platform voor app store-optimalisatie en marktinformatie waarmee teams achter mobiele apps hun downloads laten groeien. Het bedrijf telt 4 entiteiten, met het hoofdkantoor in België en dochterondernemingen in de VS, Japan en India. CFO Guillaume Wissocq leidt de financiële afdeling sinds 2019, naast juridische zaken en delen van HR. Riccardo De Maestri leidt de accountingoperatie voor de hele groep.

Bedrijf
AppTweak
Sector
App store-optimalisatie en marktinformatie
Entiteiten
4 entiteiten in België, de VS, Japan en India.
Website
apptweak.com
Een vergaderruimte achter verticale lamellen op het kantoor van AppTweak, met een collega die voorbijloopt

01De uitdaging

De uitdaging: een ERP dat voor iemand anders is gebouwd

Het centrale grootboek van AppTweak was Sage X3. Dat was het systeem van de meerderheidsaandeelhouder, en één ERP delen leek eenvoudiger.

Rond Sage stond een stapel tools die niet met elkaar praatten: een inkooptool, een tool voor uitgaven, een exporttool om tabellen uit Sage te halen en een ETL-platform om bestanden erin te krijgen. Sage legde ook een vaste set afdelingen op aan de P&L, waardoor het team de kosten maar beperkt kon uitsplitsen voor de raad van bestuur.

Bij de bankreconciliatie was die prijs het duidelijkst te zien. AppTweak bankiert bij verschillende instellingen en in verschillende valuta's. Elke maand downloadde het team de afschriften, importeerde die in Sage, verzamelde vervolgens de pdf's en matchte alles met de hand.

Leveranciersbeheer was nog lastiger. AppTweak is ISO 27001-gecertificeerd, dus elke leverancier moet door security- en juridische checks en krijgt een risiconiveau toegewezen. De inkooptool was nooit verbonden met de boekhouding, dus elke leverancier werd twee keer aangemaakt. De risicobeoordelingen stonden in één grote spreadsheet, bijgehouden door leveranciersverantwoordelijken verspreid over het hele bedrijf.

Alles was gedecentraliseerd. We moesten erop vertrouwen dat de leveranciersverantwoordelijken hun werk in de spreadsheet deden, waardoor het hele proces zwaar en foutgevoelig was.
Guillaume WissocqCFO, AppTweak

AppTweak zette al breed in op AI binnen het bedrijf. De financiële afdeling gebruikte Claude voor modellen en reconciliaties in Excel, maar dat stond buiten het grootboek. Het team wilde AI in zijn financiële systeem, niet ernaast.

02De oplossing

De oplossing: een Europees grootboek met AI ingebouwd

AppTweak bekeek verschillende AI-native financiële platformen. Twee punten gaven de doorslag voor Light.

Ten eerste compliance. Light was het enige gevestigde Europees-native platform op de lijst. AppTweak krijgt steeds meer EU-compliance te verwerken, en de Amerikaanse alternatieven die het beoordeelde stonden niet op hetzelfde niveau. In België komen daar maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse btw- en fiscale aangiften bij, voor een groep met meerdere entiteiten, en de Belgische btw- en fiscale apps van Light nemen die nu voor hun rekening.

Ten tweede één systeem. Light dekt naast het grootboek ook inkoop en leveranciersbeheer, dus kon AppTweak zijn leverancierstool uitfaseren in plaats van integreren.

Het is de enige Europese native tool die we vonden die al gevestigd was. We zagen dat de Amerikaanse concurrenten niet op niveau waren op het vlak van EU-compliance.
Guillaume WissocqCFO, AppTweak

Banken koppelen nu direct aan Light. Agenten matchen elke transactie met de juiste rekening, waardoor de maandelijkse ronde van downloads, imports en pdf's matchen verdwenen is.

De P&L is niet langer beperkt tot een paar afdelingen. AppTweak wijst elk type uitgave aan eigen lagen toe, zodat de rapportage bij maand- en jaarafsluiting dieper gaat en sneller bij de raad van bestuur ligt.

Wat ik echt geweldig vind aan Light, is de personalisatie. We kunnen een type uitgave aan verschillende lagen toewijzen, en de raad van bestuur kan sneller beslissingen nemen.
Guillaume WissocqCFO, AppTweak

Loonadministratie en personeelskosten, in het grootboek

AppTweak heeft medewerkers over de hele wereld, met verschillende loonsystemen en wetgeving. België heeft de meest complexe regels. De SD Worx-app brengt de Belgische loondata en loonstroken in Light. De Deel-app doet hetzelfde voor de vele medewerkers die via Deel gecontracteerd zijn, en koppelt elke persoon en elke kostenpost aan de juiste categorie.

Riccardo De Maestri, Accounting Operations bij AppTweak
Het is echt snel en het vult onze P&L en balans op tijd. Het handmatige werk is minder geworden en veel van de knelpunten zijn verdwenen.
Riccardo De MaestriFinanciële administratie, AppTweak

Het werk van het team is verschoven van data opnieuw opbouwen naar controleren of elke app gesynchroniseerd is.

Van beleidsdocument naar werkende workflows

Het purchase-to-pay-proces van AppTweak loopt via meerdere lagen van beoordeling en goedkeuring. Een finance consultant had het in kaart gebracht als een slidedeck op hoofdlijnen.

Guillaume uploadde het deck eerst als pdf. Light bouwde op basis daarvan, maar de slides misten de details voor een volledige workflow. Daarna schreef hij het proces uit als tekstdocument, met elke stap en elke regel die hij wilde. Light las het en bouwde alle vier de P2P-workflows in één keer.

De eerste agent

Met de workflows op hun plek bouwde Guillaume een agent die daarin taken uitvoert. Het was zijn eerste agent op Light. Hij bouwde hem in gesprek met de AI-chat van Light, die hem ook hielp bij het testen. Een paar uur later draaide hij.

Het voelt vergelijkbaar met bouwen op een andere LLM, alleen heeft Light de volledige context van hoe uw finance-framework eruitziet, waardoor het u preciezer kan sturen.
Guillaume WissocqCFO, AppTweak

Elke agent vraagt om goedkeuring voordat hij een boeking doet of een actie onderneemt. Het team controleert voor en na elke run, en elke stap die een agent zet wordt gelogd. Voor een grootboek dat de financiële overzichten oplevert, is die audit trail precies wat het team in staat stelt om zijn vertrouwen maand na maand verder uit te breiden.

Werken in Light op een laptop bij AppTweak

Een app voor leveranciersonboarding, gebouwd in een week

Tijdens de implementatie vond Guillaume de standaard leveranciersonboarding van Light te beperkt voor ISO 27001. Hij liep een uur lang met zijn implementation manager het huidige proces door, de controles die het nodig had en het resultaat dat hij wilde.

De implementation manager zag een use case die ook andere klanten zouden hebben. Light stelde voor om er een app voor de Light App Store van te maken. Light nam de bouw op zich en Guillaume leverde de operationele details.

De app is nu beschikbaar voor elke klant van Light. De securitychecks, juridische checks en risico-inventarisatie van elke leverancier staan op één plek, verbonden met het grootboek, zonder dubbele invoer.

03Het resultaat

Het resultaat: maandafsluiting gehalveerd, Frankenstack verdwenen

De maandafsluiting duurde vroeger tot 12 dagen. Met bankkoppelingen, loonadministratie, btw en uitgaven in één grootboek heeft AppTweak dat gehalveerd.

Drie tools zijn al verdwenen, waaronder inkoop, expensemanagement, de exporttool die was gebouwd om Sage te omzeilen en het ETL-platform waarmee bestanden erin werden geladen. AppTweak verwacht er nog 2 of 3 uit te faseren zodra Light die dekt.

Die tijd gaat terug naar de business. Het team geeft zijn agenten elke maand betere context, en dat werk betaalt zich de maand erna terug. Guillaume levert het management van AppTweak gedetailleerdere cijfers voor de strategie. Riccardo bouwt live rapportages voor HR, marketing, tech en product.

Wat AppTweak op Light draait

  1. Eén grootboek, te beginnen met België en de VS, met Japan en India die later volgen.
  2. Directe bankfeeds over banken en valuta's heen, met agenten die transacties aan rekeningen koppelen.
  3. Eigen P&L-lagen per kostensoort voor rapportage aan de board.
  4. Vier P2P-workflows, gebouwd op basis van een uitgeschreven beleidsdocument.
  5. Een eigen P2P-agent die om goedkeuring vraagt voordat hij boekt.
  6. De Vendor Onboarding-app voor security-, juridische en risicochecks voor ISO 27001.
  7. Belgische btw- en fiscale apps voor maandelijkse, kwartaal- en jaaraangiften.
  8. Apps voor SD Worx en Deel voor payroll en personeelskosten.

Waar het financeteam van AppTweak naartoe gaat

Na België en de VS komen Japan en India in het grootboek. Er volgen meer agenten zodra het vertrouwen van het team groeit, en er staan nog 2 of 3 tools op de lijst om uit te faseren. Het doel is een financefunctie die meegroeit met het bedrijf zonder dat het personeelsbestand meegroeit.

Portret van Guillaume Wissocq, CFO bij AppTweak
We spend less time on manual work and reconciliation, and more time giving the AI better context. That’s work you get a return on the next month.
Guillaume WissocqCFO, AppTweak

Draai finance op bewijs, niet op inspanning

Ontdek wat Light voor uw bedrijf kan doen. Boek een demo met ons team.

Boek een demo

Meer klantverhalen