KlantenAI-native wervingssoftwareAlva Labs

“Het is alsof ik een heel financeteam heb. Maar het zijn agents die het werk voor me doen.”

Alva Labs

Ont-ERP't

Veel → één

Aparte boekhoudsystemen per entiteit, plus een abonnementstool, vervangen door één grootboek.

Maandrapport

Dagen → seconden

Een agent met leestoegang tot Light en het CRM stelt het boardrapport samen met één druk op de knop.

Maandafsluiting

Dag 5 → dag 1

Van afsluitingen in vijf dagen en verloren weekenden naar het doel: afsluiten op dezelfde dag.

Alva Labs bouwt een AI-native wervingssysteem zodat bedrijven beslissen op basis van bewijs, niet op gevoel. Hun financeteam wilde op dezelfde manier werken.

“Bij Alva Labs zijn we een AI-native bedrijf, en elke afdeling is verantwoordelijk voor het omarmen van de nieuwe manier van werken,” zegt Finance Manager Thobias Cogrell. “Dit was mijn manier om dat voor finance te doen.”

Met drie entiteiten in Zweden, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk, elk op een eigen boekhoudsysteem, was de realiteit vóór Light zwaar, handmatig en traag.

Klant: Alva Labs
Sector: AI-native wervingssoftware
Entiteiten: Zweden, Noorwegen, Verenigd Koninkrijk
Website: alvalabs.io

Thobias Cogrell aan het werk achter zijn laptop op het kantoor van Alva Labs

01De uitdaging

Het probleem: drie landen. Drie systemen. Eén heel lange maandafsluiting.

Thobias beheerde finance over drie juridische entiteiten, elk met een eigen lokaal boekhoudsysteem. Elke maandafsluiting betekende dezelfde reeks stappen: exporteren uit Zweden, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk, elk bestand mappen naar een gemeenschappelijk formaat, de verschillen afstemmen en iets opleveren dat naar de board kon.

Het doel was om binnen vijf dagen af te sluiten. In sommige maanden betekende dat doorwerken in het weekend. De frustratie was niet dat het werk moeilijk was. Het was juist makkelijk, repetitief, en het slokte de tijd op die Thobias voor al het andere nodig had.

De dagelijkse boekhouding lag bovendien bij een externe consultant, dus Thobias had de transacties niet zelf in handen en kon niet meebewegen met het tempo van het bedrijf.

De oude manier: exporteren, mappen, hopen

“Vóór Light hadden we meerdere entiteiten, en elke maand was de boeken afsluiten een gedoe,” legt Thobias uit. “Veel dataconsolidatie van het ene systeem naar het andere. Je exporteert het bestand uit het ene boekhoudsysteem en het andere, draait een Excel-formule om te controleren of alles goed is gemapt, en hoopt dat het in de uiteindelijke output klopt.”

De dagelijkse boekhouding lag bij een externe consultant, een bottleneck. “Ze deden het prima, maar als ik iets nu wilde, had ik de transactie niet zelf in handen.” Het doel was afsluiten op dag vijf; de realiteit was vaak het weekend. “Ik heb weekenden moeten werken om het maandag klaar te hebben. Het is een proces dat veel tijd vraagt.”

De frustratie was structureel. “De ene entiteit zegt saldo X, de andere zegt Y, en het klopt niet, dus je duikt erin om te zien waarom er een verschil zit tussen drie systemen die met elkaar zouden moeten praten, maar dat niet doen. Dat is de oude manier van werken, en die veroorzaakt de hoofdpijn in plaats van die op te lossen.”

02De visie

Op zoek naar een AI-native systeem

“Zoals iedereen in finance besefte ik hoeveel uren er naar handwerk gingen,” zegt Thobias. “Ik zag AI-native bedrijven problemen oplossen op andere gebieden en dacht: er moet iets zijn voor finance. Dus ik vroeg ChatGPT wat het meest AI-native, geautomatiseerde boekhoudsysteem was, maakte een vergelijking en kwam uit bij Light.”

De eerste demo sloeg meteen in. “Wat me omverblies was de consolidatie tussen meerdere entiteiten, en hoe makkelijk dat ging. Geen spreadsheets meer van het Verenigd Koninkrijk en Noorwegen naar Zweden, maar één systeem dat alles doet.” De beslissing was makkelijk: “Light gaf ons alles wat we nodig hadden in één systeem. Qua kosten was het logisch, en qua tijd per afsluiting was het logisch.”

Geen legacy-ERP

“We zijn een snelgroeiend bedrijf dat dingen snel geïmplementeerd wil hebben,” zegt Thobias. “Meerdere lokale boekhoudsystemen schalen niet mee met onze groei, en een groot legacy-ERP ook niet. We hebben een boekhoudsysteem nodig dat wendbaar is en meeschaalt met hoe wij werken, in plaats van ons bedrijf in te richten rond hoe de grote ERP's zijn ontworpen. Dat is de bottleneck van die systemen.”

Wat Alva Labs op Light draait

Consolidatie en intercompany-eliminatie over de Zweedse, Noorse en Britse entiteiten op één grootboek.
Het maandelijkse boardrapport, samengesteld door een cloud-agent die Light en het CRM leest. Eén knop, klaar in seconden.
Omzetverantwoording en uitgestelde omzet geautomatiseerd: sjablonen één keer ingesteld bij de onboarding, daarna toegepast op elke factuur.
Budget versus realisatie bijgehouden door de agent, zodat direct zichtbaar is waar en waarom het bedrijf meer uitgaf.
Elke dag bijgewerkte boeken, in plaats van finance die rond één maandelijkse afsluiting is gebouwd.
Declaratiebeheer verhuist naar Slack voor de bredere organisatie.

Thobias Cogrell achter een laptop op het kantoor van Alva Labs in Stockholm

03De oplossing

Eenmaal ingesteld draait het vanzelf

Alva Labs verkoopt SaaS-contracten van 12 maanden of langer. Die omzet correct verantwoorden, maand voor maand over de contractperiode, is niet onderhandelbaar. Vóór Light vroeg dat elke maand handmatige aandacht. Nu stelt Thobias de sjablonen één keer in tijdens de onboarding. Zodra een factuur wordt aangemaakt, leest Light de contractperiode uit de factuurregel en verantwoordt de omzet automatisch over de juiste maanden.

De twee dingen die er in een financefunctie het meest toe doen, zijn nauwkeurigheid en snelheid, in die volgorde. Geautomatiseerde omzetverantwoording haalt het risico op menselijke fouten weg uit het meest compliance-kritieke deel van het werk. Het wordt simpelweg niet overgeslagen.

Thobias Cogrell, Finance Manager bij Alva Labs

04Het resultaat

De hoofdpijn van één entiteit

“Het is een stuk minder hoofdpijn. Al zijn we drie entiteiten, het voelt alsof ik een financeafdeling draai voor één entiteit, en iedereen in finance kent het voordeel daarvan.”

De agent veranderde het werk zelf. “Het is alsof je een team medewerkers hebt, maar het zijn eigenlijk gewoon agents die het repetitieve en handmatige werk voor me doen, en de gestructureerde analyse ook. Daardoor kan ik zoveel meer doen dan cijfers verwerken. Ik kan het strategische werk doen, en dat is het doel van elke financeafdeling.”

Thobias CogrellFinance Manager, Alva Labs

Alles draait om snelheid en nauwkeurigheid, en daarom heb ik Light gekocht. Alles onder één dak hebben is zo'n krachtig hulpmiddel.