KlantenInfrastructuur voor cadeaukaarten en rewardsTillo

Na 2 mislukte ERP-implementaties zag Tillo het Light.

Ont-ERP't

Acht → Eén

7 omgevingen van QuickBooks en 1 van Xero, samengebracht in één grootboek voor elke operationele en niet-operationele entiteit.

Maandafsluiting

Dag 12 → Dag 5

Van afsluitingen in 12 dagen naar een afsluiting in 5 dagen, met de voorbereiding klaar in de eerste 3 tot 4 dagen.

Omzet

Handmatig → Geautomatiseerd

Handmatige maandelijkse uploads vervangen door omzet die op T+1 live in de boeken staat.

Tillo is de infrastructuur achter cadeaus en beloningen: een B2B-marktplaats die merken verbindt met partners in 23 landen, via 4 handelsentiteiten.

Partners laden tegoed op een Tillo Hub-account en kopen daarmee via de API van Tillo cadeaukaarten van duizenden merken. Dat vraagt om het verwerken van miljarden USD, in 23 valuta's, met 5 tot 15 miljoen transacties per maand door het platform, afhankelijk van het seizoen: Black Friday en Kerst stuwen het volume het hardst op.

Vanuit zijn hub in Hove aan de Engelse zuidkust is Tillo gegroeid van 20 naar zo'n 160 mensen, met teams in Austin, Kaapstad en Australië. De financefunctie moest die groei bijbenen, en er daarna op vooruitlopen.

Klant: Tillo
Sector: Infrastructuur voor cadeaukaarten en rewards
Entiteiten: 4 operationele en groepsentiteiten, in het Verenigd Koninkrijk, de VS, Australië en Zuid-Afrika
Website: tillo.io

Typen op een laptop tijdens het doornemen van een grootboek met transacties

01De uitdaging

Het probleem: 8 grootboeken, 2 mislukte ERP's, afsluitingen van 12 dagen

Vóór Light draaide Tillo finance op 3 omgevingen van QuickBooks. Dat groeide naar 7, plus 1 van Xero: software gebouwd voor eenmanszaken, die een bedrijf met 4 entiteiten en 23 valuta's bij elkaar moest houden. Dat hield geen stand.

2 ERP-implementaties waren al mislukt, waaronder NetSuite, beide op dezelfde manier gestorven: elke wijziging een nieuwe opdrachtbeschrijving, elke vraag een consult, elke maand vertraging. Na 3 jaar probeerde het team nog steeds het operationele model van Tillo in een structuur te persen die nooit paste.

De maandafsluiting duurde in een goede maand 12 dagen, grotendeels inloggen op 8 losse grootboeken, data met de hand ophalen en managementrapportages samenstellen in een spreadsheet.

02De oplossing

De oplossing: een sterke boekhoudkern, geen volgende monoliet

Tillo ging opnieuw de markt op met een brede zoektocht: NetSuite, de leverancier achter een van de mislukte implementaties, de gevestigde spelers en een nieuwere golf technologiegedreven financeplatforms. Amerikaanse ERP's vielen al vroeg af: ze hadden de Britse belastingen en statutaire rapportage niet onder de knie, en de gaten waren te groot om te dichten voor een bedrijf dat in vijf markten handelt.

We zaten echt met een situatie van een vierkant blok in een rond gat, waarbij we de bedrijfsstructuur van Tillo probeerden te persen in een standaardformaat dat gewoon niet werkte. Het was muur na muur na muur.

Wat Tillo wilde, was geen platform dat alles probeerde te doen. De grote monolieten “probeerden werkelijk alles te doen”; Tillo had een sterke boekhoudkern nodig, goed gebouwd, met ruimte om te rapporteren en wendbaar te blijven terwijl het bedrijf van vorm veranderde.

De rapportage, het agentische karakter, de mogelijkheid om vanaf de grond te configureren zodat je precies ziet wat je nodig had.

Een straat in de City of London oversteken op weg naar kantoor

Die configureerbaarheid groeide uit tot een echt bouwpartnerschap. Het team van Tillo werkte rechtstreeks met de solution engineers en het productteam van Light. “Wij zeiden: maar zo werken wij, en zo moet het gebeuren. En dan samen in partnerschap de beste oplossing zoeken.”

Eén verhaal vat samen hoe responsief dat partnerschap is geweest. Arron Jennings meldde dat een functie in de verkeerde module van de UI stond: “Ik stuurde gewoon iemand een bericht: ‘Er staan dingen in de verkeerde module, die horen bij instellingen.’ De volgende ochtend keek ik, en het was weg.”

Harriet Stewart die de boeken doorneemt op een laptop

Eén platform voor elke afsluiting

De maandafsluiting is van 12 dagen naar 5 gegaan. Het voorbereidende werk, voorheen het traagste en meest handmatige deel van het proces, is nu binnen de eerste 3 tot 4 dagen klaar.

Alle 4 entiteiten leven in één platform, één UI. Niemand sluit meer een entiteit af, logt uit en begint aan de volgende. Het team werkt groepsbreed per functie, omzet, goedkeuringen, afstemmingen, elk één keer gedaan voor alle 4 entiteiten in plaats van 4 keer.

Het beheer van groepsentiteiten heeft elk teamlid uren en uren bespaard.

Harriet StewartHead of Business Systems, Tillo

Facturatie en debiteuren, handsfree via de API

Tillo stuurt 750 tot 900 facturen per maand vanuit Light, rechtstreeks via de API naar de klant, zonder controlestap in de UI. Wat vroeger handmatige CSV-uploads in QuickBooks waren, is nu omzet die op T+1 in de boeken staat.

We versturen ze rechtstreeks via de API en leveren ze rechtstreeks bij de klant af. We bekijken of controleren ze niet eens meer in de interface. Ze gebeuren gewoon rechtstreeks.

Arron JenningsFinance Transformation Manager, Tillo

Eigen dimensies en AI-gestuurde rapportage

Het bedrijf van Tillo loopt over entiteiten, regio's, valuta's, producten, projecten, kostenplaatsen en afdelingen, vaak overlappend. Met eigen dimensies kan het team transacties over al die assen taggen en de data snijden zoals een rapport dat nodig heeft.

Daarbovenop ligt de AI-rapportage van Light, die het team gebruikt om data in gewone taal te bevragen in plaats van rapporten met de hand te bouwen. “Het zit in de rapportfunctie, dus je kunt via tekst chatten en krijgt echt heel goede resultaten,” zegt Arron Jennings, Finance Transformation Manager bij Tillo. “Ik heb rapporten die alles doen, van lopende saldoberekeningen tot het ophalen van eigen dimensies.”

Wat Tillo op Light draait

Groepsentiteitenbeheer over 4 operationele entiteiten.
Consolidatie en maandafsluiting.
FX-herwaardering over 23 valuta's.
Debiteuren en facturatie, rechtstreeks verstuurd via de API.
Eigen dimensies voor entiteit, regio, valuta, product, project en kostenplaats.
AI-gestuurde rapportage via tekst en chat.
Sunrise: bulkuploads van transacties met AI-ondersteunde codering en tagging op eigen dimensies.
Bankafstemming over 60+ rekeningen.

Financiële rapportage doornemen op een laptop

03Het resultaat

De toekomst van finance

Tillo groeide van 20 naar 160 mensen zonder het financeteam evenredig uit te breiden, omdat Light het werk opving waar vroeger meer mensen voor nodig waren. Dat is de verschuiving in gewone woorden: minder tijd aan cijfers achteraf vastleggen, meer tijd om ernaar te handelen terwijl ze er nog toe doen.

Finance was niet langer een saaie backofficefunctie en werd een sleutelspeler in het sturen van groei en richting.