KlantenB2B-data & go-to-market-intelligenceOcean.io

“Het is echt zo, zo makkelijk.”

Ocean.io

Maandafsluiting

60% lager

Consolidatie was niet langer afhankelijk van twee verschillende rekeningschema's en werd direct.

Financeteam

3 mensen, 2 entiteiten

Een CFO, een parttime collega en een externe boekhouder, zonder plannen om meer mensen aan te nemen.

Crediteuren

Handmatig → automatisch

Facturen door AI-regels verdeeld over de juiste W&V-rekeningen, voordat iemand ze hoeft te controleren.

Ocean.io is een wereldwijd platform voor B2B-data en go-to-market-intelligence, dat sales- en marketingteams in Denemarken en de VS gebruiken om de juiste klanten te vinden, te benaderen en binnen te halen.

Kristoffer kwam negen maanden geleden als CFO bij Ocean.io, nadat hij eerder finance leidde bij een ander Deens, Scandinavisch SaaS-bedrijf. Ocean bestaat uit twee entiteiten, Denemarken en de VS, die in feite één bedrijf op twee plekken zijn, geen twee losse bedrijven die apart beheerd moeten worden.

Zo zag de financestack het niet. Denemarken en de VS deelden niet eens een rekeningschema.

Klant: Ocean.io
Sector: B2B-data & go-to-market-intelligence
Entiteiten: Denemarken, Verenigde Staten
Website: ocean.io

01De uitdaging

Het probleem: twee entiteiten, twee boekhoudingen, geen gedeelde waarheid

Vóór Light draaide Ocean QuickBooks in de VS en e-conomic in Denemarken, naast Pleo voor betalingen en Corepay voor de rest. “Toen ik begon, hadden we niet eens hetzelfde rekeningschema,” zegt Kristoffer. “Het hele consolidatieaspect werkte gewoon niet echt goed.”

De kosten zaten niet alleen in tijd. Het ging om vertrouwen in de cijfers. “Ik wist dat de rapportage die we deden, de cijfers waar we naar keken, niet alleen voor externe rapportage maar gewoon om naar het bedrijf te kijken, niet klopte. Het was zelfs lastig om te beantwoorden hoeveel we aan een specifieke afdeling uitgaven.”

Ocean is niet twee bedrijven. “We zijn geen twee verschillende bedrijven, we zijn gewoon twee verschillende entiteiten. Het slaat nergens op om dingen in verschillende tools en op verschillende plekken te bekijken.”

02De oplossing

Consolidatie, eerst

“De multi-entity consolidatie, dat is het belangrijkste wat ik echt, echt goed vind aan Light,” zegt Kristoffer. Het was ook de reden dat hij ervoor koos. “Omdat het consolidatieaspect zo belangrijk voor ons was, was het heel logisch om een tool te kiezen die dat vanaf het begin ingebouwd had. Dat stelde me gerust over andere dingen die er nog niet waren. Het is geen tool van 10 jaar oud, ik begrijp dat er nog functies gebouwd moeten worden, maar die focus vanaf het begin maakte het een no-brainer.”

Hij zocht ook geen groter, complexer systeem. “We hebben niet veel ingewikkelde dingen nodig. We hebben gewoon iemand nodig die begrijpt hoe het is om een bedrijf te bouwen dat snel groeit, meer dan één entiteit heeft en niet veel tijd wil besteden aan het administratieve deel. De financefunctie bij Ocean is er om het bedrijf vooruit te helpen, niet alleen om te zorgen dat de cijfers kloppen en dat aan iemand te rapporteren.”

De financestack van Ocean

De financestack van Ocean vóór Light: losse tools voor RevRec, HRM, PO, CRM, FP&A, crediteuren, declaraties en bankkoppelingen, gebouwd rond e-conomic, Excel en QuickBooks. De financestack van Ocean met Light: HRM, CRM, FP&A en banken allemaal rechtstreeks gekoppeld aan het Light-platform.

Crediteuren die zichzelf coderen

“Ik vind het heel fijn dat ik een factuur vanaf het begin automatisch over de juiste W&V-rekeningen kan verdelen, dat ik dat gewoon kan instellen. Zodra hij is goedgekeurd, staat hij al op de juiste plek. Dat scheelt enorm veel tijd, en ik hoef niet veel tijd te besteden aan controleren of zorgen dat het klopt, omdat ik vooraf kan vastleggen hoe het hoort.”

Goedkeuringen lopen nu via Slack in plaats van via een financesysteem dat niemand buiten het team opent. Bankbetalingen gaan voor de meeste transacties nog via Stripe, terwijl Light de crediteuren en al het andere rond de boekhouding draait.

Support die voelt alsof het ertoe doet

“Vergeleken met wat we eerder hadden, is het ongelooflijk goed. Ik kan gewoon iets in Slack schrijven en iemand antwoordt binnen een paar minuten. Het is fijn om te voelen dat je als klant serieus wordt genomen, dat het soms de CEO is, soms een developer, soms iemand van wie ik nog nooit had gehoord. Als iets niet werkt, is het code rood voor het Light-team.”

Wat Ocean.io op Light draait

Multi-entity consolidatie over Denemarken en de VS op een gedeeld rekeningschema, direct in plaats van handmatig.
AI-regels die inkomende facturen over de juiste W&V-rekeningen verdelen voordat iemand ze beoordeelt.
Leveranciersgoedkeuringen afgehandeld in Slack, met een directe gespreksthread bij elke factuur waar vragen over zijn.
Nieuwe leveranciers automatisch aangemaakt vanuit de inkomende factuur, met de gegevens ingevuld ter controle.
Crediteuren en de algemene boekhouding draaien via Light, waarbij Stripe de meeste betalingen afhandelt.
Een financeteam dat sinds de overstap even groot is gebleven, zonder geplande aanwervingen.

03Het resultaat

Finance die schaalt zonder extra mensen

“Ik heb het gevoel dat we kunnen schalen, dat ik veel minder tijd kwijt ben aan alleen zorgen dat alles soepel loopt, aan administratie eigenlijk, en veel meer tijd aan de commerciële kant van het bedrijf. Ik heb veel meer grip op de geconsolideerde cijfers dan vóór Light.”

Gevraagd of het team een vijf- of tienvoudige groei van het bedrijf aan zou kunnen: “Ik zie niet in waarom niet. Ik zie niet wat een extra persoon zou doen in de huidige opzet die we hebben. Er is zo weinig onderhoud en zo weinig handwerk dat we hoeven te doen.”

KristofferCFO, Ocean.io

Het is lastig om plezier te halen uit een boekhoudplatform, maar Light lukt dat echt voor mij, op een manier die ik met geen enkele tool in deze branche ooit heb meegemaakt.