KundenKI-native Recruiting-SoftwareAlva Labs

„Es ist, als hätte man ein ganzes Finanzteam. Nur dass Agenten die Arbeit für mich erledigen.“

Alva Labs

ERP abgelöst

Viele → eins

Getrennte Buchhaltungssysteme je Gesellschaft plus ein Subscription-Tool, ersetzt durch ein einziges Hauptbuch.

Monatsbericht

Tage → Sekunden

Ein Agent mit Lesezugriff auf Light und das CRM konsolidiert den Bericht für die Geschäftsleitung auf Knopfdruck.

Monatsabschluss

Tag 5 → Tag 1

Von fünftägigen Abschlüssen und verlorenen Wochenenden zum Ziel eines Abschlusses am selben Tag.

Alva Labs baut ein KI-natives Recruiting-System, damit Unternehmen auf Basis von Belegen entscheiden, nicht aus dem Bauch. Das Finanzteam wollte genauso arbeiten.

„Bei Alva Labs sind wir ein KI-natives Unternehmen, und jede Abteilung ist dafür verantwortlich, die neue Arbeitsweise zu übernehmen“, sagt Finance Manager Thobias Cogrell. „Das war mein Weg, es für Finance zu tun.“

Mit drei Gesellschaften in Schweden, Norwegen und Großbritannien, jede auf ihrem eigenen Buchhaltungssystem, war die Realität vor Light schwerfällig, manuell und langsam.

Kunde: Alva Labs
Branche: KI-native Recruiting-Software
Gesellschaften: Schweden, Norwegen, Großbritannien
Website: alvalabs.io

Thobias Cogrell arbeitet an seinem Laptop im Büro von Alva Labs

01Die Herausforderung

Das Problem: drei Länder. Drei Systeme. Ein sehr langes Monatsende.

Thobias verantwortete die Finanzen über drei Gesellschaften, jede mit ihrem eigenen lokalen Buchhaltungssystem. Jedes Monatsende bedeutete dieselbe Abfolge: Export aus Schweden, Norwegen und Großbritannien, jede Datei in ein gemeinsames Format überführen, die Differenzen abstimmen und etwas erstellen, das an die Geschäftsleitung gehen kann.

Das Ziel war ein Abschluss binnen fünf Tagen. In manchen Monaten hieß das Wochenendarbeit. Der Frust kam nicht daher, dass die Arbeit schwer war. Sondern daher, dass sie leicht war, repetitiv, und die Zeit fraß, die Thobias für alles andere brauchte.

Die laufende Buchhaltung lag zudem bei einem externen Berater, Thobias hatte die Transaktionen also nicht selbst in der Hand und konnte nicht im Tempo des Unternehmens arbeiten.

Der alte Weg: exportieren, zuordnen, hoffen

„Vor Light hatten wir mehrere Gesellschaften, und jeden Monat war der Abschluss der Bücher eine Qual“, erklärt Thobias. „Viel Datenkonsolidierung von einem System ins andere. Man exportiert die Datei aus dem einen Buchhaltungssystem und dem anderen, lässt eine Excel-Formel laufen, um sicherzustellen, dass alles richtig zugeordnet ist, und hofft, dass das Endergebnis Sinn ergibt.“

Die laufende Buchhaltung lag bei einem externen Berater, ein Engpass. „Die haben gute Arbeit geleistet, aber wenn ich etwas sofort wollte, hatte ich die Transaktion nicht selbst in der Hand.“ Das Ziel war der Abschluss bis Tag fünf; die Realität waren oft Wochenenden. „Ich musste an Wochenenden arbeiten, damit es am Montag fertig war. Das ist ein zeitintensiver Prozess.“

Der Frust war strukturell. „Eine Gesellschaft sagt Saldo X, eine andere sagt Y, und es geht nicht auf, also gräbt man nach, warum es eine Differenz zwischen drei Systemen gibt, die miteinander reden sollten, es aber nicht tun. Das ist die alte Arbeitsweise, und sie erzeugt die Kopfschmerzen, statt sie zu lösen.“

02Die Vision

Ein KI-natives System finden

„Wie jeder in Finance habe ich gemerkt, wie viele Stunden in manuelle Arbeit gingen“, sagt Thobias. „Ich sah KI-native Unternehmen, die Probleme in anderen Bereichen lösten, und dachte, dann muss es auch etwas für Finance geben. Also habe ich ChatGPT gefragt, welches das KI-nativste, am stärksten automatisierte Buchhaltungssystem auf dem Markt ist, einen Vergleich gemacht und bin bei Light gelandet.“

Die erste Demo saß. „Was mich umgehauen hat, war die Konsolidierung über mehrere Gesellschaften, und wie einfach sie war. Keine Tabellenkalkulationen mehr aus Großbritannien und Norwegen nach Schweden, sondern ein System, das alles macht.“ Die Entscheidung fiel leicht: „Light hat uns alles gegeben, was wir brauchten, in einem System. Von den Kosten her hat es Sinn ergeben, und von der Zeit pro Abschluss her auch.“

Kein Legacy-ERP

„Wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen, das Dinge schnell umgesetzt braucht“, sagt Thobias. „Mehrere lokale Buchhaltungssysteme skalieren nicht mit unserem Wachstum, und ein großes Legacy-ERP auch nicht. Wir brauchen ein Buchhaltungssystem, das agil ist und so skaliert, wie wir arbeiten, statt unser Unternehmen um die Logik der großen ERPs herum zu bauen. Das ist der Engpass bei diesen Systemen.“

Was Alva Labs auf Light betreibt

Konsolidierung und Intercompany-Eliminierung über die schwedische, norwegische und britische Gesellschaft auf einem Hauptbuch.
Der monatliche Bericht für die Geschäftsleitung, erstellt von einem Cloud-Agenten, der Light und das CRM liest. Ein Knopfdruck, fertig in Sekunden.
Umsatzrealisierung und Umsatzabgrenzung automatisiert: Vorlagen einmal beim Onboarding angelegt, dann auf jede Rechnung angewendet.
Plan-Ist-Vergleich, vom Agenten verfolgt, mit sofortigem Blick darauf, wo und warum das Unternehmen zu viel ausgegeben hat.
Jeden Tag aktuelle Bücher, statt einer Finanzfunktion, die um einen einzigen Monatsabschluss herum gebaut ist.
Ausgabenmanagement zieht für die gesamte Organisation in Slack ein.

Thobias Cogrell an einem Laptop im Büro von Alva Labs in Stockholm

03Die Lösung

Einmal eingerichtet, läuft es von selbst

Alva Labs verkauft SaaS-Verträge mit Laufzeiten ab 12 Monaten. Diesen Umsatz korrekt zu realisieren, Monat für Monat über die Vertragslaufzeit, ist nicht verhandelbar. Vor Light erforderte das jeden Monat manuelle Aufmerksamkeit. Jetzt richtet Thobias die Vorlagen einmal beim Onboarding ein. Wird eine Rechnung erstellt, liest Light die Vertragslaufzeit aus der Rechnungszeile und realisiert den Umsatz automatisch über die richtigen Monate.

Die zwei Dinge, die in einer Finanzfunktion am meisten zählen, sind Genauigkeit und Geschwindigkeit, in dieser Reihenfolge. Automatisierte Umsatzrealisierung nimmt das Risiko menschlicher Fehler aus dem compliance-kritischsten Teil der Arbeit. Es wird schlicht nicht mehr übersehen.

Thobias Cogrell, Finance Manager bei Alva Labs

04Das Ergebnis

Kopfschmerzen für nur eine Gesellschaft

„Es ist viel weniger Kopfschmerz. Obwohl wir drei Gesellschaften sind, ist es, als würde ich das Finanzteam einer einzigen Gesellschaft führen, und jeder in Finance weiß, was das wert ist.“

Der Agent hat die Arbeit selbst verändert. „Es ist, als hätte man ein Team von Mitarbeitenden, nur dass es tatsächlich Agenten sind, die die repetitive und manuelle Arbeit für mich erledigen, und die strukturierte Analyse dazu. Ich kann damit so viel mehr tun, als Zahlen zu wälzen. Ich kann die strategische Arbeit machen, und das ist das Ziel jedes Finanzteams.“

Thobias CogrellFinance Manager, Alva Labs

Es geht um Geschwindigkeit und Genauigkeit, und deshalb habe ich Light gekauft. Alles unter einem Dach zu haben, ist ein unglaublich starkes Werkzeug.