KundenB2B-Daten & Go-to-Market-IntelligenceOcean.io

„Es ist wirklich so, so einfach.“

Ocean.io

Monatsabschluss

60 % weniger

Die Konsolidierung hing nicht mehr von zwei verschiedenen Kontenplänen ab und lief sofort.

Finanzteam

3 Personen, 2 Gesellschaften

Ein CFO, eine Teilzeitkraft und ein externer Buchhalter, ohne Pläne, weiter einzustellen.

Kreditoren

Manuell → automatisch

Rechnungen werden per KI-Regeln auf die richtigen GuV-Konten aufgeteilt, bevor jemand sie prüfen muss.

Ocean.io ist eine globale Plattform für B2B-Daten und Go-to-Market-Intelligence, mit der Vertriebs- und Marketingteams die richtigen Kunden identifizieren, ansprechen und gewinnen, in Dänemark und den USA.

Kristoffer kam vor neun Monaten als CFO zu Ocean.io, nachdem er zuvor die Finanzen eines anderen dänischen, nordischen SaaS-Unternehmens geleitet hatte. Ocean besteht aus zwei Gesellschaften, Dänemark und USA, die in Wirklichkeit ein Unternehmen an zwei Standorten sind, keine zwei getrennten Geschäfte, die separat zu führen wären.

So sah der Finanz-Stack das nicht. Dänemark und die USA teilten sich nicht einmal einen Kontenplan.

Kunde: Ocean.io
Branche: B2B-Daten & Go-to-Market-Intelligence
Gesellschaften: Dänemark, USA
Website: ocean.io

01Die Herausforderung

Das Problem: zwei Gesellschaften, zwei Bücher, keine gemeinsame Wahrheit

Vor Light lief bei Ocean QuickBooks in den USA und e-conomic in Dänemark, daneben Pleo für Zahlungen und Corepay für den Rest. „Als ich anfing, hatten wir nicht einmal denselben Kontenplan“, sagt Kristoffer. „Der ganze Konsolidierungsaspekt hat einfach nicht wirklich gut funktioniert.“

Der Preis war nicht nur Zeit. Es war das Vertrauen in die Zahlen. „Ich wusste, dass das Reporting, das wir machten, die Zahlen, die wir ansahen, nicht nur für das externe Reporting, sondern einfach, um das Geschäft zu betrachten, nicht stimmten. Es war schwer, auch nur zu beantworten, wie viel wir für eine bestimmte Abteilung ausgegeben haben.“

Ocean ist nicht zwei Unternehmen. „Wir sind nicht zwei verschiedene Unternehmen, wir sind nur zwei verschiedene Gesellschaften. Es ergibt keinen Sinn, die Dinge in verschiedenen Tools und an verschiedenen Orten anzusehen.“

02Die Lösung

Konsolidierung zuerst

„Die Multi-Entity-Konsolidierung, das ist das Wichtigste, was ich an Light wirklich, wirklich mag“, sagt Kristoffer. Sie war auch der Grund für seine Wahl. „Weil der Konsolidierungsaspekt für uns so wichtig war, lag es nahe, ein Tool zu wählen, das das von Anfang an eingebaut hat. Das hat mich bei anderen Dingen, die noch fehlten, gelassen gemacht. Es ist kein 10 Jahre altes Tool, ich verstehe, dass noch Funktionen ausgebaut werden, aber mit diesem Fokus von Anfang an war die Entscheidung klar.“

Er suchte auch kein größeres, komplexeres System. „Wir brauchen nicht viel komplizierten Kram. Wir brauchen nur jemanden, der versteht, wie es ist, ein Unternehmen aufzubauen, das schnell skaliert, mehr als eine Gesellschaft hat und nicht viel Zeit mit dem administrativen Teil verbringen will. Die Finanzfunktion bei Ocean ist dazu da, das Geschäft voranzutreiben, nicht nur dafür zu sorgen, dass die Zahlen stimmen, und das jemandem zu berichten.“

Der Finanz-Stack von Ocean

Der Finanz-Stack von Ocean vor Light: getrennte Tools für RevRec, HRM, Bestellungen, CRM, FP&A, Kreditoren, Ausgaben und Bank-Anbindung rund um e-conomic, Excel und QuickBooks. Der Finanz-Stack von Ocean mit Light: HRM, CRM, FP&A und Banking direkt an die Light-Plattform angebunden.

Kreditoren, die sich selbst kontieren

„Ich mag es sehr, dass ich eine Rechnung von Anfang an automatisch auf die richtigen GuV-Konten aufteilen kann, dass ich das einfach einrichten kann. Sobald sie freigegeben ist, ist sie schon an der richtigen Stelle. Das spart enorm viel Zeit, und ich muss nicht viel Zeit mit Kontrollieren verbringen, weil ich vorher festlegen kann, wie es sein soll.“

Freigaben laufen jetzt über Slack statt über ein Finanzsystem, das außerhalb des Teams niemand öffnet. Bankzahlungen laufen für die meisten Transaktionen weiterhin über Stripe, während Light die Kreditorenbuchhaltung und alles andere rund um die Buchhaltung übernimmt.

Support, bei dem man spürt, dass es zählt

„Verglichen mit dem, was wir vorher hatten, ist es unfassbar gut. Ich kann einfach in Slack schreiben, und jemand antwortet innerhalb weniger Minuten. Es ist schön zu spüren, dass man als Kunde ernst genommen wird, dass es manchmal der CEO ist, manchmal ein Entwickler, manchmal jemand, von dem ich noch nie gehört habe. Wenn etwas nicht funktioniert, ist das für das Light-Team Alarmstufe Rot.“

Was Ocean.io auf Light betreibt

Multi-Entity-Konsolidierung über Dänemark und die USA auf einem gemeinsamen Kontenplan, sofort statt manuell.
KI-Regeln, die eingehende Rechnungen auf die richtigen GuV-Konten aufteilen, bevor jemand sie prüft.
Lieferantenfreigaben in Slack, mit direktem Gesprächsthread zu jeder fraglichen Rechnung.
Neue Lieferanten automatisch aus der eingehenden Rechnung angelegt, mit ausgefüllten Details zur Prüfung.
Kreditorenbuchhaltung und allgemeine Buchhaltung laufen über Light, die meisten Zahlungen über Stripe.
Ein Finanzteam, das seit dem Wechsel gleich groß geblieben ist, ohne geplante Einstellungen.

03Das Ergebnis

Finance, das ohne neue Stellen skaliert

„Ich habe das Gefühl, dass wir skalieren können, dass ich viel weniger Zeit damit verbringe, nur dafür zu sorgen, dass alles rund läuft, also mit Administration, und viel mehr Zeit mit der kommerziellen Seite des Geschäfts. Ich habe die konsolidierten Zahlen viel besser im Griff als vor Light.“

Auf die Frage, ob das Team ein fünf- oder zehnmal so großes Geschäft bewältigen könnte: „Ich sehe nicht, warum nicht. Ich sehe nicht, was eine weitere Person in unserem jetzigen Setup tun würde. Es gibt so wenig Wartung und so wenig manuelle Arbeit, die wir erledigen müssen.“

KristofferCFO, Ocean.io

Es ist schwer, an einer Buchhaltungsplattform Freude zu finden, aber Light schafft das bei mir tatsächlich, auf eine Weise, die ich mit keinem anderen Tool in dieser Branche je erlebt habe.