ClientsLogiciel de recrutement IA-natifAlva Labs

« C'est comme avoir toute une équipe finance. Sauf que ce sont des agents qui font le travail pour moi. »

Alva Labs

Sortie de l'ERP

Plusieurs → un

Des systèmes comptables distincts par entité, plus un outil d'abonnements, remplacés par un seul grand livre.

Rapport mensuel

Des jours → des secondes

Un agent avec un accès en lecture à Light et au CRM consolide le rapport au board en appuyant sur un bouton.

Clôture mensuelle

Jour 5 → jour 1

De clôtures en cinq jours et de week-ends perdus à l'objectif d'une clôture le jour même.

Alva Labs construit un système de recrutement IA-native pour que les entreprises décident sur des preuves, pas à l'instinct. Leur équipe finance voulait fonctionner de la même façon.

« Chez Alva Labs, nous sommes une entreprise IA-native, et chaque département est responsable d'adopter la nouvelle façon de travailler », explique Thobias Cogrell, Finance Manager. « C'était ma façon de le faire pour la finance. »

Avec trois entités en Suède, en Norvège et au Royaume-Uni, chacune sur son propre système comptable, la réalité avant Light était lourde, manuelle et lente.

Client: Alva Labs
Secteur: Logiciel de recrutement IA-natif
Entités: Suède, Norvège, Royaume-Uni
Site web: alvalabs.io

Thobias Cogrell travaillant sur son ordinateur portable dans les bureaux d'Alva Labs

01Le défi

Le problème : trois pays. Trois systèmes. Une fin de mois interminable.

Thobias gérait la finance de trois entités juridiques, chacune sur son propre système comptable local. Chaque fin de mois suivait la même séquence : exporter depuis la Suède, la Norvège et le Royaume-Uni, mapper chaque fichier dans un format commun, rapprocher les écarts et produire quelque chose de présentable au board.

L'objectif était de clôturer en cinq jours. Certains mois, cela voulait dire travailler le week-end. La frustration ne venait pas de la difficulté du travail. Elle venait de ce qu'il était facile, répétitif, et qu'il dévorait le temps dont Thobias avait besoin pour tout le reste.

La tenue des comptes au quotidien était aussi confiée à un consultant externe : Thobias ne maîtrisait pas les transactions et ne pouvait pas avancer au rythme de l'entreprise.

L'ancienne méthode : exporter, mapper, espérer

« Avant Light, nous avions plusieurs entités, et chaque mois, clôturer les comptes était une corvée », explique Thobias. « Beaucoup de consolidation de données d'un système à l'autre. On exporte le fichier d'un système comptable, puis d'un autre, on lance une formule Excel pour vérifier que tout est bien mappé, et on espère que le résultat final a du sens. »

La tenue des comptes au quotidien était confiée à un consultant externe, un goulot d'étranglement. « Ils faisaient du très bon travail, mais si je voulais quelque chose tout de suite, je ne maîtrisais pas la transaction. » L'objectif était de clôturer au jour 5 ; la réalité, c'était souvent le week-end. « J'ai dû travailler des week-ends pour que tout soit prêt le lundi. C'est un processus qui prend du temps. »

La frustration était structurelle. « Une entité affiche un solde X, une autre un solde Y, et ça ne colle pas, alors on creuse pour comprendre d'où vient l'écart entre trois systèmes qui devraient se parler, mais ne le font pas. C'est l'ancienne façon de travailler, et elle crée le casse-tête au lieu de le résoudre. »

02La vision

Trouver un système IA-natif

« Comme tout le monde en finance, j'ai réalisé combien d'heures partaient dans le travail manuel », raconte Thobias. « Je voyais des entreprises IA-natives résoudre des problèmes dans d'autres domaines et je me suis dit qu'il devait exister quelque chose pour la finance. J'ai donc demandé à ChatGPT quel était le système comptable le plus IA-natif et le plus automatisé du marché, j'ai fait un comparatif, et je suis arrivé chez Light. »

La première démo a fait mouche. « Ce qui m'a bluffé, c'est la consolidation entre plusieurs entités, et sa simplicité. Plus de tableurs du Royaume-Uni et de la Norvège vers la Suède, mais un seul système qui fait tout. » La décision a été facile : « Light nous donnait tout ce dont nous avions besoin dans un seul système. Côté coût, c'était logique, et côté temps passé par clôture, c'était logique. »

Pas un ERP d'ancienne génération

« Nous sommes une entreprise en forte croissance qui a besoin que les choses soient mises en place vite », dit Thobias. « Plusieurs systèmes comptables locaux ne suivent pas notre croissance, et un gros ERP d'ancienne génération non plus. Il nous faut un système comptable agile, qui s'adapte à notre façon de travailler, au lieu de concevoir notre entreprise autour de la façon dont les gros ERP sont conçus. C'est là le goulot d'étranglement de ces systèmes. »

Ce qu'Alva Labs fait tourner sur Light

Consolidation et élimination intragroupe entre les entités suédoise, norvégienne et britannique sur un seul grand livre.
Le rapport mensuel au board construit par un agent cloud qui lit Light et le CRM. Un bouton, et c'est fait en quelques secondes.
Reconnaissance du revenu et produits constatés d'avance automatisés : des modèles définis une fois à l'onboarding, puis appliqués à chaque facture.
Le suivi budget vs réalisé assuré par l'agent, qui voit instantanément où et pourquoi l'entreprise a dépassé.
Des livres à jour chaque jour, au lieu d'une finance organisée autour d'une seule clôture mensuelle.
La gestion des notes de frais qui passe dans Slack pour toute l'organisation.

Thobias Cogrell sur un ordinateur portable dans les bureaux d'Alva Labs à Stockholm

03La solution

Une fois configuré, ça tourne tout seul

Alva Labs vend des contrats SaaS de 12 mois et plus. Reconnaître ce revenu correctement, mois par mois sur la durée du contrat, est non négociable. Avant Light, cela exigeait une attention manuelle chaque mois. Désormais, Thobias configure les modèles une seule fois pendant l'onboarding. Quand une facture est créée, Light lit la période du contrat sur la ligne de facture et reconnaît le revenu automatiquement sur les bons mois.

Les deux choses qui comptent le plus dans une fonction finance sont la précision et la rapidité, dans cet ordre. La reconnaissance automatisée du revenu supprime le risque d'erreur humaine sur la partie du travail la plus critique pour la conformité. Elle n'est tout simplement jamais oubliée.

Thobias Cogrell, Finance Manager chez Alva Labs

04Le résultat

Le casse-tête d'une seule entité

« C'est beaucoup moins de casse-tête. Même si nous sommes trois entités, c'est comme si je dirigeais le service finance d'une seule entité, et tout le monde en finance connaît l'avantage que ça représente. »

L'agent a changé le travail lui-même. « C'est comme avoir une équipe d'employés, sauf qu'en réalité ce sont juste des agents qui font le travail répétitif et manuel pour moi, et l'analyse structurée aussi. Ça me permet de faire bien plus que du calcul de chiffres. Je peux faire le travail stratégique, qui est l'objectif de tout service finance. »

Thobias CogrellFinance Manager, Alva Labs

Tout est une question de vitesse et de précision, et c'est pour ça que j'ai acheté Light. Avoir tout sous un même toit, c'est un outil tellement puissant.