AppTweak a réduit de moitié sa clôture avec Light et prévoit de croître sans nouvelles embauches

AppTweak déployait déjà l’IA dans toute l’entreprise. La finance utilisait Claude pour faire tourner des modèles et des rapprochements dans Excel, mais cela restait en dehors du grand livre. L’équipe voulait une IA qui travaille à l’intérieur de son système financier, et non à côté.

Les banques se connectent maintenant directement à Light. Les agents rapprochent chaque transaction du compte correspondant, si bien que le cycle mensuel de téléchargements, d’imports et de rapprochements de PDF a disparu.

Le P&L n’est plus limité à quelques départements. AppTweak affecte chaque type de dépense à ses propres couches, ce qui permet au reporting de fin de mois et de fin d’année d’aller plus loin dans le détail et d’arriver plus vite devant le conseil d’administration.

AppTweak emploie des personnes partout dans le monde, avec des systèmes de paie et des législations différents. C’est la Belgique qui applique les règles les plus complexes. L’app SD Worx fait entrer dans Light les données de paie et les bulletins de paie belges. L’app Deel fait de même pour les nombreux salariés sous contrat via Deel, en rattachant chaque personne et chaque coût à la bonne catégorie.

Le travail de l’équipe est passé de la reconstitution des données à la vérification de la bonne synchronisation de chaque app.

Le processus purchase-to-pay d’AppTweak passe par plusieurs niveaux d’évaluation et d’approbation. Un consultant financier l’avait cartographié dans une présentation synthétique.

Guillaume a d’abord importé cette présentation au format PDF. Light s’en est servi pour construire, mais les diapositives manquaient de détails pour obtenir un workflow complet. Il a ensuite rédigé le processus dans un document texte, avec chaque étape et chaque règle qu’il voulait. Light l’a lu et a construit les quatre workflows P2P d’un seul coup.

Les workflows en place, Guillaume a créé un agent chargé d’exécuter des tâches à l’intérieur de ceux-ci. C’était son premier agent sur Light. Il l’a construit en dialoguant avec le chat IA de Light, qui l’a aussi aidé à le tester. Quelques heures plus tard, il tournait.

Chaque agent demande une approbation avant de comptabiliser une écriture ou d’effectuer une action. L’équipe contrôle avant et après chaque exécution, et chaque étape réalisée par un agent est journalisée. Pour un grand livre qui produit les états financiers, c’est cette piste d’audit qui permet à l’équipe d’étendre sa confiance mois après mois.

Pendant le déploiement, Guillaume a trouvé l’intégration standard des fournisseurs dans Light trop limitée pour la norme ISO 27001. Il a consacré une heure avec son responsable de déploiement à détailler le processus en place, les contrôles dont il avait besoin et le résultat qu’il visait.

Le responsable de déploiement y a vu un cas d’usage que d’autres clients partageraient. Light a proposé d’en faire une application pour The Light App Store. Light a pris en charge le développement et Guillaume a fourni les détails opérationnels.

L’application est désormais disponible pour tous les clients de Light. Les contrôles de sécurité, les contrôles juridiques et la cartographie des risques de chaque fournisseur sont réunis au même endroit, connectés au grand livre, sans double saisie.

Le Japon et l’Inde rejoindront le grand livre après la Belgique et les États-Unis. D’autres agents suivront à mesure que la confiance de l’équipe grandit, et 2 ou 3 outils supplémentaires figurent sur la liste des suppressions. L’objectif : une fonction finance qui grandit avec l’entreprise sans augmenter les effectifs.