AppTweak ha dimezzato i tempi di chiusura contabile con Light e prevede di scalare senza nuove assunzioni

AppTweak stava già spingendo l’AI in tutta l’azienda. Il team finance usava Claude per modelli e riconciliazioni in Excel, ma restava fuori dal libro mastro. Il team voleva un’AI che lavorasse dentro il proprio sistema contabile, non accanto a esso.

Ora le banche si collegano direttamente a Light. Gli agenti abbinano ogni transazione al suo conto, così il giro mensile di download, import e abbinamento dei PDF non c’è più.

Il P&L non è più limitato a pochi reparti. AppTweak assegna ogni tipo di spesa ai suoi livelli, così i report di chiusura mensile e annuale vanno più in profondità e arrivano prima al board.

AppTweak ha dipendenti in tutto il mondo, con sistemi di payroll e normative differenti. Il Belgio ha le regole più complesse. L’app SD Worx porta in Light i dati di payroll e le buste paga belghe. L’app Deel fa lo stesso per i molti dipendenti assunti tramite Deel, collegando ogni persona e ogni costo alla categoria giusta.

Il lavoro del team è passato dal ricostruire i dati al verificare che ogni app sia sincronizzata.

Il processo purchase-to-pay di AppTweak passa attraverso diversi livelli di valutazione e approvazione. Un consulente finance lo aveva mappato in una presentazione ad alto livello.

Guillaume ha caricato prima la presentazione in PDF. Light ha costruito a partire da quella, ma alle slide mancava il dettaglio necessario per un workflow completo. Ha allora scritto il processo in un documento di testo, con ogni passaggio e ogni regola che voleva. Light lo ha letto e ha costruito tutti e quattro i workflow P2P in una volta.

Con i workflow attivi, Guillaume ha creato un agente che esegue le attività al loro interno. Era il suo primo agente su Light. L’ha creato dialogando con la chat AI di Light, che lo ha anche aiutato a testarlo. Un paio di ore dopo era in funzione.

Ogni agente chiede l’approvazione prima di registrare una scrittura o compiere un’azione. Il team controlla prima e dopo ogni esecuzione, e ogni passaggio di un agente viene tracciato. Per una contabilità che produce il bilancio, è questo audit trail che permette al team di estendere la propria fiducia un mese alla volta.

Durante l’implementazione, Guillaume ha trovato l’onboarding fornitori standard di Light troppo limitato per la ISO 27001. Ha passato un’ora con il suo implementation manager a ripercorrere il processo esistente, i controlli che gli servivano e il risultato che voleva.

L’implementation manager ha visto un caso d’uso comune ad altri clienti. Light ha proposto di realizzarlo come app per il Light App Store. Light si è occupata dello sviluppo e Guillaume ha fornito il dettaglio operativo.

Ora l’app è disponibile per tutti i clienti Light. Per ogni fornitore, i controlli di sicurezza, i controlli legali e la mappatura dei rischi stanno in un unico posto, collegati alla contabilità, senza un secondo inserimento.

Dopo Belgio e Stati Uniti, Giappone e India entrano nella contabilità. Altri agenti arriveranno man mano che la fiducia del team cresce, e altri 2 o 3 strumenti sono in lista per essere dismessi. L’obiettivo è una funzione finance che scala con l’azienda senza far scalare l’organico.