ClientesDatos B2B e inteligencia go-to-marketOcean.io

“Es realmente muy, muy fácil.”

Ocean.io

Cierre mensual

Un 60% menos

La consolidación dejó de depender de dos planes de cuentas distintos y pasó a ser instantánea.

Equipo financiero

3 personas, 2 entidades

Un CFO, un compañero a tiempo parcial y un contable externo, sin planes de contratar a nadie más.

Cuentas a pagar

Manual → automático

Las facturas se desglosan en las cuentas de resultados correctas mediante reglas de IA, antes de que nadie tenga que revisarlas.

Ocean.io es una plataforma global de datos B2B e inteligencia go-to-market, utilizada por equipos de ventas y marketing para identificar, abordar y ganar a los clientes adecuados, en Dinamarca y Estados Unidos.

Kristoffer se incorporó como CFO de Ocean.io hace nueve meses, tras dirigir finanzas en otra empresa SaaS danesa de ámbito nórdico. Ocean funciona como dos entidades, Dinamarca y Estados Unidos, que en realidad son una sola empresa operando en dos lugares, no dos negocios separados que gestionar por separado.

El stack financiero no lo veía así. Dinamarca y Estados Unidos ni siquiera compartían plan de cuentas.

Cliente: Ocean.io
Sector: Datos B2B e inteligencia go-to-market
Entidades: Dinamarca, Estados Unidos
Sitio web: ocean.io

01El reto

El problema: dos entidades, dos juegos de libros, ninguna verdad compartida

Antes de Light, Ocean usaba QuickBooks en Estados Unidos y e-conomic en Dinamarca, junto con Pleo para los pagos y Corepay para el resto. “Cuando me incorporé, ni siquiera teníamos el mismo plan de cuentas”, dice Kristoffer. “Toda la parte de consolidación, sencillamente, no funcionaba demasiado bien.”

El coste no era solo tiempo. Era la confianza en las cifras. “Sabía que los informes que hacíamos, los números que mirábamos, no solo para informar hacia fuera sino para ver el negocio, no eran correctos. Era difícil hasta responder cuánto habíamos gastado en un departamento concreto.”

Ocean no son dos empresas. “No somos dos empresas distintas, solo somos dos entidades distintas. No tiene sentido mirar las cosas en herramientas distintas y en sitios distintos.”

02La solución

La consolidación, primero

“La consolidación multientidad es lo que de verdad, de verdad me gusta de Light”, dice Kristoffer. Fue también la razón por la que lo eligió. “Como la consolidación era tan importante para nosotros, tenía todo el sentido elegir una herramienta que la llevara integrada desde el principio. Eso me dio tranquilidad respecto a otras cosas que aún no estaban. No es una herramienta con 10 años de vida, entiendo que todavía hay funciones por desarrollar, pero tener ese enfoque desde el principio hizo que la decisión fuera evidente.”

Tampoco buscaba un sistema más grande y más complejo. “No necesitamos muchas cosas complicadas. Solo necesitamos a alguien que entienda lo que es construir un negocio que escala rápido, que tiene más de una entidad y que no quiere dedicar mucho tiempo a la parte administrativa. La función financiera de Ocean está para ayudar a impulsar el negocio, no solo para asegurarse de que las cifras son correctas e informar de ello a alguien.”

El stack financiero de Ocean

El stack financiero de Ocean antes de Light: herramientas separadas de reconocimiento de ingresos, RR. HH., pedidos de compra, CRM, FP&A, cuentas a pagar, gastos y conectores bancarios, construidas en torno a e-conomic, Excel y QuickBooks. El stack financiero de Ocean con Light: RR. HH., CRM, FP&A y banca conectados directamente a la plataforma Light.

8 herramientas sustituidas, 4 conservadas. El stack financiero de Ocean con Light: RR. HH., CRM, FP&A y banca conectados directamente a la plataforma Light.

Cuentas a pagar que se imputan solas

“Me gusta mucho poder desglosar automáticamente una factura en las cuentas de resultados correctas desde el principio, poder dejarlo configurado sin más. En cuanto se aprueba, ya está en el sitio correcto. Eso ahorra muchísimo tiempo, y no necesito dedicar mucho tiempo a controlar o a comprobar que las cosas están bien, porque puedo definir de antemano cómo tienen que ser.”

Las aprobaciones pasan ahora por Slack en lugar de por un sistema financiero que nadie fuera del equipo abre. Los pagos bancarios siguen haciéndose a través de Stripe para la mayoría de las transacciones, con Light llevando las cuentas a pagar y todo lo demás relacionado con la contabilidad.

Un soporte que se nota que importa

“Comparado con lo que teníamos antes, es de otro mundo. Puedo escribir en Slack y alguien responde en pocos minutos. Es agradable sentir que te toman en serio como cliente, que a veces es el CEO, a veces un desarrollador, a veces alguien de quien nunca había oído hablar. Si algo no funciona, es código rojo para el equipo de Light.”

Lo que Ocean.io gestiona con Light

Consolidación multientidad entre Dinamarca y Estados Unidos sobre un plan de cuentas compartido, instantánea en lugar de manual.
Reglas de IA que desglosan las facturas entrantes en las cuentas de resultados correctas antes de que nadie las revise.
Aprobaciones de proveedores gestionadas en Slack, con un hilo de conversación directo sobre cualquier factura en cuestión.
Nuevos proveedores creados automáticamente a partir de la factura entrante, con los datos rellenados para su revisión.
Cuentas a pagar y contabilidad general gestionadas a través de Light, con Stripe procesando la mayoría de los pagos.
Un equipo financiero que mantiene el mismo tamaño desde el cambio, sin contrataciones previstas.

03El resultado

Unas finanzas que escalan sin plantilla

“Siento que podemos escalar, que puedo dedicar mucho menos tiempo a asegurarme de que las cosas funcionan, a administración básicamente, y mucho más tiempo a la parte comercial del negocio. Me siento mucho más en control de las cifras consolidadas que antes de Light.”

Preguntado por si el equipo podría asumir que el negocio creciera cinco o diez veces: “No veo por qué no. No veo qué haría otra persona en la configuración actual que tenemos. Hay tan poco mantenimiento y tan poco trabajo manual que hacer.”

KristofferCFO, Ocean.io

Es difícil encontrar alegría en una plataforma contable, pero Light de verdad lo consigue conmigo, de una forma que nunca había vivido con ninguna herramienta de este sector.